Cara Membuat Surat di Word Biar Terlihat Profesional

Siapa saja bisa menulis di Word, tetapi menulis surat profesioal? Ada, lho, cara membuat surat di Word agar terlihat resmi dan profesional. Mulai dari surat pemberitahuan resmi, surat untuk klien dan rekan kerja, hingga undangan, kamu bisa membuat surat-surat tersebut terlihat profesional dengan trik yang cukup mudah.

Elemen Penting dalam Surat Profesional 

cara membuat surat di Word
Sumber: youtube.com/@MrBlaisArt

Sebelum belajar cara membuat surat di Word, pastikan kamu tahu unsur-unsur yang harus ada di dalam surat profesional. Mereka adalah:

1. Kepala Surat

Jika kamu menulis atas nama bisnis, perusahaan, atau instansi, kepala surat akan menunjukkan identitas tersebut. Kepala surat yang lengkap biasanya berisi nama dan logo, alamat, serta elemen identitas penting lainnya. Membuat KOP surat di word tentunya membutuhkan ketelitian agar tidak terjadi salah ketik ataupun kesalahan lainnya.

2. Alamat Pengirim dan Penerima

Tanpa kepala surat, kamu sebaiknya menambah alamat pengirim dan penerima di bagian atas surat. Penerima surat pun tidak perlu susah-payah mencari alamat perusahaan atau instansimu, dan bisa langsung fokus pada isi surat.

3. Salam Pembuka

Salam pembuka untuk surat formal sebaiknya bersifat spesifik. Misalnya, jika kamu tahu siapa penerimanya atau departemen mana mereka bekerja, cantumkan di dalam salam pembuka. Hal ini memberi kesan bahwa kamu mau bersusah-payah menghormati identitas atau kedudukan penerima.

4. Badan Surat

Badan surat formal atau profesional sebaiknya tidak bertele-tele. Setelah salam pembuka, pastikan kamu langsung menyampaikan tujuan surat tersebut. Kamu bisa menyampaikan versi singkat dari tujuan surat di paragraf pertama sebelum menjabarkan isinya di paragraf selanjutnya.

5. Salam

Salam setelah penutup surat adalah bentuk kesopanan umum. Gunakan kata-kata seperti “Atas perhatian Bapak/Ibu/, kami ucapkan terima kasih.” Jika menulis dalam bahasa Inggris, kamu bisa menulis “Sincerely”, “Respectfully”, atau “Best regards”. 

6. Nama dan Tanda Tangan

Surat formal atau resmi ditutup dengan nama lengkap pengirim serta tanda tangan. Tergantung kebijakan instansi atau perusahaan, biasanya ada juga cap stempel untuk verifikasi identitas.

Cara Menulis Surat dengan Template 

cara membuat surat di Word
Sumber: youtube.com/@electrotech567

Cara membuat surat di Word cukup mudah karena ada banyak template yang bisa kamu gunakan. Template adalah format yang bisa kamu adopsi untuk membuat dokumen spesifik. Template memastikan adanya konsistensi pada dokumen resmi sehingga pengguna tidak perlu menggarap format dari awal dan cukup fokus pada isi.

Microsoft Word memiliki berbagai template, seperti kartu nama, resume dan CV, brosur, newsletter, kalender, undangan, dan tentu saja surat resmi. Begini cara membuat surat di Word dengan template:

1. Akses Koleksi Template di Word

Buka Word, lalu klik File > New. Kamu akan melihat pilihan antara dokumen kosong dan template standar. Jika tidak menemukan yang kamu cari, klik More Templates.

2. Pilih Template

Jelajahi semua pilihan template sampai kamu menemukan yang cocok. Atau, klik tautan Letters untuk menemukan lebih banyak koleksi format surat (pastikan kamu terhubung ke internet). Klik template pilihanmu, lalu klik Create.

3. Ganti Detail Surat

Dokumen Word baru akan muncul sesuai dengan template pilihanmu. Pilihan warna, desain, dan font-nya biasanya sudah cocok untuk surat resmi. Kamu tinggal ganti isinya dengan isi suratmu. 

Baca Juga:  Bikin Dokumen Rapi dan Gampang dibaca, Ini Dia Cara Mengatur Spasi di Word

4. Simpan Dokumen

Setelah selesai mengetik, simpan suratmu seperti menyimpan dokumen Word biasa. Klik File > Save As, lengkapi nama surat dan pilih lokasi penyimpanannya, lalu Save.

Ingat, pilihan template kamu harus sesuai dengan kebutuhan. Misalnya, jika kamu ingin menyelipkan kepala surat, pilih template yang dilengkapi letterhead. Kamu tinggal mengganti tulisan yang ada di letterhead dengan isi kepala suratmu.

Di Mana Bisa Dapat Koleksi Template?

cara membuat surat di Word
Sumber: howtogeek.com

Word menyediakan banyak koleksi template gratis yang bisa kamu akses dengan langkah-langkah di atas. Kamu harus terhubung dengan akses internet untuk mengakses koleksi template tersebut. Akan tetapi, Word bukan satu-satunya sumber template surat resmi yang beragam.

Jika kamu pengguna Microsoft 365 dan sudah memiliki akun resmi, kamu bisa mengakses banyak template premium. Koleksi premium ini termasuk surat resmi dengan beragam desain. Kamu bisa membuat surat yang desainnya modern, tidak monoton atau membosankan, tetapi tetap terlihat resmi.

Setiap desain sudah dilengkapi dengan paduan warna dan font yang cocok untuk surat resmi atau bisnis. Bahkan jika kamu malas mengubah desain template, kamu bisa langsung menyalin isi suratmu tanpa memodifikasi apa-apa.

Gimana Cara Mengubah Suratmu jadi PDF? 

cara membuat surat di Word
Sumber: pixabay.com

Sekarang kamu sudah tahu cara membuat surat di Word agar terlihat profesional. Namun, bagaimana jika kamu membutuhkan versi PDF-nya? Nah berikut ini cara mengubah format word ke PDF!

Gampang banget! Begini langkah-langkahnya.

1. Akses File Suratmu

Buka file Word berisi suratmu. Atau, jika kamu baru menulisnya, jangan keburu disimpan dalam bentuk .doc.

2. Pilih Save As

Klik File > Save As. Pilih lokasi penyimpanan. Kamu akan melihat kotak dialog yang menanyakan pilihan format penyimpanan dokumenmu.

3. Pilih Format PDF

Klik daftar menu format penyimpanan dokumen di bagian bawah kotak dialog. Pilih PDF, lalu klik Save. Kamu akan memiliki versi PDF dan Word sekaligus.

Cara Mencetak Surat di Word 

cara membuat surat di Word
Sumber: pexels.com

Jika kamu ingin mengirim surat yang baru dibuat di Word, pastikan mengecek agar dokumenmu terlihat rapi dan siap dicetak. Berikut langkah-langkah mencetak surat resmi yang terlihat rapi:

Baca Juga:  6 Cara Membuat Paragraf Menjorok di Word Otomatis & Manual

1. Buka Menu Print

Buka dokumen surat Word kamu, lalu klik File > Print. Kamu akan melihat contoh tampilan dokumenmu.

2. Pilih Jumlah yang Hendak Dicetak

Di bagian atas menu Settings di sebelah kiri, ada kotak bertuliskan Copies. Pilih angka yang menunjukkan berapa banyak surat yang ingin kamu cetak.

3. Pilih Halaman yang Ingin Kamu Cetak

Di menu Settings, cek pilihan halaman mana yang ingin kamu cetak. Jika ingin semuanya, pilih Print All Pages. Jika hanya ingin mencetak satu halaman yang kamu buka, klik tanda panah lalu pilih Current Page. Jika ingin mencetak halaman tertentu, ketik angka yang menandakan halaman di kotak kosong di sebelah Pages.

4. Pilih Ukuran Kertas

Ukuran kertas menentukan tampilan surat yang akan kamu cetak. Cara mengatur ukuran kertas di word tergolong mudah, kamu dapat mengikuti langkah berikut ini. Klik tanda panah di samping Letters untuk memilih ukuran kertas, misalnya A4, A4 kecil, A5, hingga dokumen urusan legal.

5. Pilih Margin

Jika kamu perlu memilih ukuran margin, klik tanda panah di samping Normal Margins. Kamu akan melihat berbagai pilihan margin yang direpresentasikan dengan gambar. Pilih dan atur ukuran margin sesuai keinginan.

6. Klik Print

Setiap kali kamu melakukan perubahan, hasilnya akan terlihat di tampilan surat di sebelah kanan. Jika semua sudah oke, klik ikon Print.

Sebelum melakukan langkah-langkah ini, jangan lupa memastikan komputer kamu terhubung dengan printer, ya!

Cara Membuat dan Mencetak Amplop Surat di Word 

Setelah tahu cara membuat surat di Word, kamu harus tahu langkah-langkah membuat amplopnya! Jika kamu punya amplop kosong, kamu bisa mencetaknya di printer menggunakan format Word khusus.

Inilah langkah-langkah mudah membuat dan mencetak amplop di Word.

1. Buka Tempat Menulis Alamat

Buka Word, pilih Mailings > Envelopes. Kamu akan melihat kotak untuk memasukkan alamat penerima (delivery address) dan pengirim (return address).

2. Masukkan Alamat

Isi alamat pengirim dan penerima sesuai dengan posisinya di kotak masing-masing. Cek tampilan amplop di kotak preview.

3. Letakkan Amplop di Printer

Di sebelah kanan kotak preview, kamu akan melihat ikon yang menggambarkan posisi penempatan amplop di printer. Ketika kamu meletakkan printer, letakkan sesuai posisi tersebut.

4. Atur Posisi Alamat

Apakah alamat penerima terlalu panjang? Klik tombol Options. Kamu bisa mengatur posisi peletakan alamat di amplop, lengkap dengan preview.

5. Cetak Amplop

Jika posisi alamat di amplop sudah benar, klik tombol Print untuk mulai mencetak.

Sebelum kamu mencetak amplop yang berisi alamat spesifik, kamu bisa menyimpannya sebagai dokumen agar tidak perlu mencetaknya lagi. Caranya, sebelum mencetak amplop, klik tombol Add to Document

Baca Juga:  Simpel, Ini Beberapa Cara Membuat Ceklis di Word

Cara Mengirim Surat dari Word ke Email 

Cara membuat surat di Word bukan hanya untuk versi cetak. Kamu bisa mengirim surat langsung dari dokumen Word ke email. Praktis dan kamu tidak perlu menulis surat terpisah di kotak email. Ada beberapa cara mengirim dokumen Word, baik sebagai badan email maupun attachment.

Inilah beberapa cara yang bisa kamu coba.

Mengirim Dokumen Word sebagai Badan Email

Sebelum mengirim dokumen Word sebagai badan email, menu Word kamu harus punya tombol Send to Mail Recipient. Caranya, klik tanda panah kecil di kiri atas untuk menemukan berbagai pilihan Quick Access Toolbar. Temukan perintah Send to Mail Recipient, lalu klik untuk menambahkannya ke menu Word.

Sudah punya tombol Send to Mail Recipient? Buka dokumenmu, klik tombol tersebut, sesuaikan isi serta nama dan alamat email penerima, lalu kirim seperti biasa.

Mengirim Dokumen Word lewat OneDrive

Sesama pengguna OneDrive bisa saling mengirim surat sebagai dokumen Word atau PDF. Caranya sebagai berikut:

  1. Klik File > Share pada dokumen Word yang akan kamu kirim.
  2. Klik Save to Cloud untuk mengunggah dokumen ke akun OneDrive atau cloud apa pun yang kamu gunakan (akun milikmu harus sudah terhubung).
  3. Bagikan dokumen tersebut langsung ke sesama pemilik akun cloud.

Mengirim Dokumen lewat Email

Pilihan ini tersedia di menu Word dan akan mengirimkan dokumen Word kamu sebagai attachment. Kamu bisa juga mengirim versi PDF, XPS, atau fax internet. Ingat, kamu sudah harus memiliki alamat email serta “buku alamat” yang tersambung ke Word.

Begini langkah-langkahnya:

  1. Klik File > Share pada dokumen yang hendak dikirim.
  2. Klik Email, lalu pilih format dokumen yang akan kamu kirimkan.
  3. Sesuaikan isi badan email, nama pengirim dan penerima, lalu kirim.

Mengirim Dokumen lewat Outlook

Kamu bisa mengirimkan surat lewat Outlook jika sudah memiliki akunnya. Dokumen berupa surat tersebut akan terkirim dalam bentuk attachment. Caranya sebagai berikut:

  1. Buka OneNote, lalu klik New Message untuk membuat pesan baru.
  2. Klik Attach File untuk memuat dokumen surat yang sudah kamu buat di Word.
  3. Isi nama dan alamat pengirim serta penerima, plus pesan pendek di badan email untuk memberi informasi bahwa kamu mengirim surat berbentuk Word.
  4. Klik Send untuk mengirim surat.

Penutup

Cara membuat surat di Word agar terlihat profesional ternyata sangat mudah! Kamu bahkan bisa sekalian belajar mengirim dokumen Word serta memanfaatkan template agar suratmu terlihat pro dan rapi. Gunakan panduan ini agar suratmu terlihat berkualitas.

Leave a Comment