Ada banyak aspek penting dalam proses pembuatan tulisan di Microsoft Word. Salah satunya adalah kerapian format tulisan. Hal ini termasuk memperhatikan penggunaan huruf, paragraf, spasi antar huruf atau paragraf, dan lain sebagainya. Tujuannya tak lain agar tulisan mudah dibaca. Lalu, bagaimana cara merapikan tulisan di Word yang berantakan?
Cara Merapikan Tulisan di MS Word
Tulisan berantakan biasanya terjadi saat kamu menyalin tulisan situs web ke program Microsoft Word. Ini lantaran format tulisan pada web berbeda dengan format di Word. Menyalin tulisan dari dokumen Word lain dengan format berbeda juga bisa membuat tulisan menjadi berantakan.
Mau tidak mau kamu harus meluangkan waktu untuk merapikan tulisan yang berantakan. Terlebih kalau kamu membuat tulisan untuk kepentingan penting, seperti tugas sekolah atau kuliah, pekerjaan kantor, pembuatan dokumen penting, dan masih banyak lagi.
Berikut adalah cara singkat merapikan tulisan di Microsoft Word:
- Pertama, blok semua tulisan di dokumen Word yang ingin kamu rapikan. Kamu bisa menggunakan kursor atau dengan menggunakan shortcut. Untuk pengguna perangkat Windows OS, tekan tombol “CTRL + A”. Untuk MacOS, tekan tombol “Command + A” secara bersamaan.
- Selanjutnya, klik kanan dan klik opsi “Paragraph”.
- Untuk mengatur paragraf, silakan pergi ke menu “General”. Atur tulisan kamu, apakah ingin menjorok ke kanan, kiri, atau tengah. Untuk pengaturan ini, klik drop-down menu “Alignment”.
- Kalau kamu ingin membuat indentasi atau kata di bagian awal paragraf menjorok ke dalam, arahkan kursor ke bagian “Indentation”.
- Pada drop-down menu “Special”, pilih “First Line”.
- Atur jarak yang kamu inginkan menggunakan opsi “By”.
- Untuk mengatur spasi antar paragraf, gunakan menu “Spacing” dan tentukan jaraknya pada kolom “Line Spacing”.
- Jika menurutmu sudah rapi, klik opsi “OK”.
Cara Menormalkan Tulisan Hasil Copy Paste
Tulisan yang disalin dari situs web, dokumen PDF, atau dokumen Word lain dengan format berbeda memang akan terlihat berantakan. Kamu bisa merapikannya dengan mengikuti cara merapikan tulisan Word di atas.
Namun kalau kamu ingin merapikannya secara manual, kamu bisa menormalkan tulisan yang kamu salin terlebih dahulu. Bagaimana caranya? Berikut langkah-langkahnya.
- Pastikan tulisan yang kamu salin sudah kamu tempel ke lembar dokumen Word.
- Selanjutnya, blok seluruh tulisan yang ingin kamu normalkan menggunakan shortcut “CTRL + A”. Untuk pengguna perangkat MacOS, tekan tombol “Command + A”.
- Arahkan menu ke bagian “Styles” di toolbar atas.
- Klik opsi “Normal”. Secara otomatis tulisan yang kamu blok tadi akan mengikuti format pada opsi “Normal”.
- Selanjutnya, arahkan kursor ke tulisan yang masih kamu blok. Klik kanan dan pilih opsi “Keep Text Only” pada submenu “Paste Options”.
- Hasilnya, tulisan yang kamu salin terlihat lebih rapi. Untuk memperbarui formatnya, simak terus artikel berikut.
Cara Merapikan Spasi Antar Paragraf di Word
Spasi antar paragraf juga memengaruhi tingkat keterbacaan tulisan. Kalau kamu baru saja menyalin tulisan dari sumber lain, jarak antar satu paragraf dengan paragraf lainnya pasti berantakan.
Untuk merapikannya, kamu bisa menormalkan terlebih dahulu tulisan yang salin. Caranya dengan menggunakan tutorial di atas. Nah, untuk merapikan spasi paragrafnya, kamu bisa mengikuti langkah-langkah berikut ini:
- Pertama, blok semua tulisan yang ingin kamu rapikan menggunakan kursor atau shortcut “Command/CTRL + A”.
- Selanjutnya, klik ikon panah ke bawah pada “Paragraph” di toolbar atas.
- Pada kotak dialog “Paragraph”, arahkan kursor ke bagian “Spacing”. Atur jarak antar paragraf menggunakan opsi-opsi yang ada.
- Untuk melihat perubahannya, cek pada bagian “Preview”.
- Jika sudah sesuai, klik “OK”.
Cara Merapikan Spasi Antar Karakter di Word
Selain jarak antar paragraf, spasi antar karakter juga memengaruhi tingkat keterbacaan tulisan yang dibuat menggunaan Microsoft Word. Terlalu rapat tidak bagus, terlalu renggang juga tidak bagus. Jarak antar karakter harus seimbang. Bagaimana cara mengaturnya? Untuk merapikannya, kamu bisa mengikuti langkah-langkah berikut ini:
- Blok semua tulisan yang ingin kamu ubah format spasinya. Gunakan kursor atau shortcut “Command/CTRL + A”.
- Klik ikon panah ke bawah di bagian “Font”. Kamu juga bisa menggunakan shortcut “CTRL + D” jika menggunakan Windows OS. Untuk pengguna perangkat MacOS, tekan “Command + D” secara bersamaan.
- Pada kotak dialog “Font”, pilih “Advanced”.
- Pada submenu “Advanced”, kamu bisa menggunakan opsi-opsi yang ada untuk memperluas atau merapatkan jarak antar karakter.
- Untuk memperluas spasi antar karakter, pilih “Expanded” pada drop-down menu “Position”.
- Untuk merapatkan spasi antar karakter, pilih “Condensed”.
- Atur jarak menggunakan opsi “By” di samping menu “Position”.
- Gunakan “Preview” untuk melihat seberapa rapat atau jauh spasi antar karakter.
- Kalau sudah sesuai, klik “OK”.
Cara Merapikan Indentasi Tulisan di Word
Indentasi merupakan tulisan pada awal paragraf yang menjorok ke dalam. Indentasi juga berguna untuk membuat tulisan terlihat lebih rapi. Saat membuat dokumen di Word, orang biasanya menggunakan tombol “TAB” untuk membuat indentasi.
Hanya saja, cara tersebut dianggap kurang efektif bila paragraf yang harus diberi indentasi jumlahnya banyak. Tak jarang pula, indentasi setiap paragraf menjadi tidak seragam. Bahkan jarak antara setiap kata di dalam paragraf sering kali menjadi terlalu renggang. Lantas, bagaimana cara mengatasinya?
Sebagai alternatif, kamu bisa menggunakan cara singkat di bawah ini:
- Pertama, buka dokumen Word yang ingin kamu tambahkan indentasi.
- Blok semua paragraf pada dokumen tersebut dengan menggunakan kursor. Kamu juga bisa menggunakan shortcut “CTRL + A” jika menggunakan perangkat Windows. Untuk pengguna perangkat MacOS, tekan tombol “Command + A” secara bersamaan.
- Jika fitur “Ruler” belum aktif, silakan aktifkan dulu. Caranya dengan pergi ke menu “View” dan centang “Ruler” pada bagian “Show”.
- Jika sudah, akan muncul garisan dan jam pasir di atas halaman dokumen.
- Bagian atas dari jam pasir disebut dengan “First Line Indent”. Geser bagian tersebut untuk menciptakan indentasi pada tulisan di awal paragraf. Cukup dengan satu kali geser, semua tulisan di setiap awal paragraf otomatis akan menjorok ke dalam atau ke kanan.
- Sementara, bagian bawah jam pasir disebut dengan “Hanging Indent”. Gunanya untuk memberikan indentasi selain tulisan pada awal paragraf. Misalnya untuk merapikan penggunaan fitur “Bullets” dan “Numbering” di dalam tulisan.
Itu tadi cara merapikan tulisan di Word agar mudah dan enak dibaca. Kelima cara di atas bisa kamu gunakan untuk merapikan dokumen Microsoft Word dari berbagai versi. Mulai dari Microsoft Word 2010, 2013, 2016, 2019, Office 365, hingga aplikasi Word untuk perangkat mobile. Kalau kamu pengguna MacOS, kamu juga bisa mengikuti cara-cara di atas.