Salah satu program pengolah kata dengan pengguna terbesar di dunia adalah Word. Program buatan Microsoft ini dikenal punya fitur paling mudah di antara rivalnya. Meskipun begitu, tidak banyak yang tahu bagaimana cara menggabungkan file Word secara otomatis.
Beberapa masih menggunakan cara manual, yaitu dengan memanfaatkan sistem copy paste. Terlihat mudah, nyatanya cara tersebut butuh waktu lama dan kurang efektif. Apalagi jika format satu dokumen dengan lainnya berbeda. Kita masih harus melakukan beberapa pengaturan lagi supaya hasilnya rapi.
Namun, sebelum membahas lebih lanjut tentang bagaimana langkah menggabungkan beberapa file di Word dengan mudah, mari kita bahas serba-serbi Word. Mulai dari sejarah dan definisinya, fitur, lalu mengapa seorang pengguna perlu menggabungkan beberapa file program ini menjadi satu.
Mengenal Word dan Fiturnya?
Sebelum komputer digunakan, manusia menggunakan mesin ketik untuk membuat naskah dan tulisan. Setiap kata yang ditulis harus diketik dengan hati-hati karena menghapus kata yang salah cukup merepotkan. Seiring perkembangan zaman dan teknologi, komputer pun diperkenalkan.
Sekitar tahun 1983, secara resmi Microsoft meluncurkan program Word yang fungsi utamanya adalah untuk mengolah kata pada naskah dan tulisan. Dengan adanya program ini, kita tidak perlu takut lagi membuat kesalahan ketika mengetik sesuatu. Naskah yang dibuat juga tersimpan dengan baik di komputer dan bisa diperbanyak dengan mudah.
Tidak heran apabila sampai saat ini, hampir semua orang menggunakan Microsoft Word untuk memudahkan pekerjaan mereka. Bahkan ketika muncul program serupa, fiturnya akan mengadaptasi Word sehingga orang tertarik untuk menggunakan. Salah satu program yang melakukan hal ini adalah Google Doc dari Google.
Tidak hanya itu, meskipun bagian dari Windows, Microsoft Word juga kompatibel dengan Mac dari Apple. Hal tersebut menunjukkan betapa program ini punya peran cukup dominan di pasar program pengelola kata. Kemudahan bukan satu-satunya keunggulan Word.
Word juga memiliki banyak fitur bermanfaat, seperti membuat tabel, grafik, menyisipkan gambar, clip art, shape, hingga mengkonversi dokumen ke berbagai jenis file termasuk PDF atau JPEG. Dengan perkembangan dunia digital saat ini, file Word juga bisa diunggah secara online ke program Cloud milik Microsoft yaitu OneDrive.
Jadi pengguna tidak perlu khawatir dokumen yang dikerjakan hilang karena masalah teknis seperti mati lampu atau human error. Selama terhubung dengan internet, setiap file yang diketik akan tersimpan otomatis di OneDrive serta bisa diakses dari mana dan kapan saja.
Tujuan Menggabungkan Beberapa File Word
Setelah membahas serba-serbi Word dan fiturnya, selanjutnya mari kita bahas tujuan dan cara menggabungkan file Word. Adapun tujuan dari menggabungkan beberapa file menjadi satu di Word adalah:
Mempersingkat Waktu
Dalam dunia kerja, kita kadang butuh membaca beberapa file yang masing-masing memiliki banyak halaman dengan teliti. Percaya atau tidak, pasti butuh waktu lama untuk membuka setiap file dan membacanya satu persatu. Untuk memudahkan, kita perlu menggabungkan beberapa dokumen tersebut.
Dengan menggabungkan sejumlah dokumen tersebut menjadi satu file, kita bisa menghemat waktu membaca secara lebih efektif. Jika biasanya dibutuhkan waktu lebih dari sehari, bukan tidak mungkin penggabungan file di Word akan membuat waktu membaca lebih singkat. Waktu yang tersisa bisa digunakan untuk menyelesaikan pekerjaan lain sehingga load kerja kita semakin berkurang.
Memudahkan Pengiriman File
Untuk satu dua file yang dikirim, penggabungan mungkin tidak terlalu memiliki pengaruh. Namun untuk mengirimkan puluhan file dalam satu waktu, mengunggah setiap file secara manual di email tentu akan membuat waktu terbuang sia-sia. Inilah mengapa kita perlu tahu cara menggabungkan file Word secara otomatis.
Dengan adanya cara tersebut, pengguna bisa mengirim puluhan file dalam satu kali pengiriman dan klik. Bagi penerima file, penggabungan semacam ini juga akan memudahkan mereka. Tanpa perlu mengunduh satu persatu file yang dikirim, dokumen yang diperlukan bisa di-download dengan single click saja.
Dalam dunia kerja, efisiensi dan kemudahan semacam ini tentu banyak dicari. Jadi tidak ada salahnya untuk belajar fitur sederhana dari Word yang kelihatannya sepele, tetapi ternyata tidak banyak yang mengaplikasikannya dalam kehidupan sehari-hari ini.
Meminimalisasi Risiko Human Error
Terakhir, tujuan atau fungsi dari menggabungkan sejumlah dokumen dalam satu file Word secara otomatis adalah untuk meminimalisasi risiko kesalahan teknis karena ulah manusia. Contohnya, kurang teliti saat proses copy paste sehingga isi dokumen tidak sesuai dengan file aslinya.
Fitur penggabungan otomatis akan meminimalisasi risiko ini karena semuanya dilakukan oleh Word. Jadi pengguna hanya perlu mengikuti langkah-langkah tertentu dalam menggabungkan file. Tidak lama, dokumen hasil penggabungan bisa diakses dengan mudah dengan risiko eror yang minimal.
Bagaimana, sudah tahu kan tujuan menggabungkan file di Word? Lalu, bagaimana cara menggabungkan file Word dengan mudah?
Cara Menggabungkan Beberapa File Word
Setidaknya ada tiga cara menggabungkan sejumlah file Word menjadi satu. Di antaranya:
Melalui Program Word Sendiri
Cara pertama tentu saja memanfaatkan fitur yang ada di Microsoft Word, langkah-langkahnya adalah:
- Pertama, buka salah satu dokumen Microsoft Word yang ingin disatukan
- Kedua, letakkan kursor pada dokumen lain yang ingin digabungkan
- Ketiga, buka menu Insert > Object > Text From File. Tidak lama pada layar komputer akan muncul dialog box yang berisi informasi untuk memasukkan file
- Keempat, pilih file yang akan digabungkan lalu klik Insert. Tanpa menunggu, dokumen kedua yang akan digabungkan tadi sudah tergabung ke dokumen pertama
Jika belum yakin, pastikan lagi isinya. Bagaimana, cukup mudah bukan? Langkah di atas hanya berlaku jika hanya ada dua file yang akan digabungkan. Jika lebih dari itu, cara menggabungkan file Word yang harus diterapkan adalah:
- Lakukan langkah pertama sampai ketiga, yaitu hingga muncul kotak dialog Insert File
- Lalu pilih beberapa dokumen yang akan digabungkan secara langsung dengan cara satu jari menekan tombol “ctrl,” dan jari lainnya mengetuk sejumlah file yang diinginkan
- Setelah semua file telah dipilih, klik Insert. Tidak lama, sejumlah file yang akan digabungkan tadi sudah menjadi satu dokumen yang siap untuk dibaca atau dikirim melalui email.
Melalui Platform Online
Selain melalui program Word sendiri, menggabungkan sejumlah file menjadi satu juga bisa dilakukan secara online. Ada banyak platform online yang bisa kita pilih untuk melakukan tugas ini. Adapun cara menggabungkan file Word melalui platform online adalah:
- Pertama, buka situs Google melalui Chrome atau Mozilla
- Kedua, klik kata kunci “merger Word online” atau “menggabungkan Word secara online” lalu tekan tombol “enter.” Tidak lama akan muncul sejumlah hasil pencarian berupa platform menggabungkan file secara online. Pilih yang ada di posisi paling atas dan menawarkan layanan gratis
- Ketiga, setiap platform mungkin punya tampilan berbeda tetapi rata-rata akan langsung memunculkan dialog box di halaman awal yang menampilkan pilihan Insert File
- Keempat, pilih beberapa file yang ingin digabungkan lalu klik Merge atau tombol lain yang menunjukkan perintah untuk memulai proses penggabungan file secara online
- Kelima, tidak lama akan muncul bahwa penggabungan telah selesai dan hasilnya bisa diunduh ke komputer. Klik tombol Download atau Unduh
- File yang telah digabungkan pun bisa dibuka di komputer untuk dilihat
Kebanyakan platform merging online seperti ini menawarkan layanan gratis atau trial. Jika ingin selalu memanfaatkan layanannya secara permanen, pihak pemiliki situs biasanya akan menawarkan produk mereka berupa aplikasi merging otomatis yang dapat dipasang di komputer.
Menjadikan Satu dalam File PDF
Cara menggabungkan file Word selanjutnya sedikit berbeda. Jika dua cara sebelumnya menunjukkan cara menggabungkan satu file dengan beberapa file lain untuk menjadi satu dokumen, langkah terakhir ini adalah menggabungkan sejumlah file Word menjadi satu file PDF.
Sebagai informasi, cara terakhir ini dapat memanfaatkan fitur yang ada pada program Microsoft Word atau platform merger online. Adapun langkah menggabungkan file Word dalam satu file PDF adalah:
- Pertama, buka dokumen Word kosong
- Kedua, pilih menu Object, lalu Text from File
- Ketiga, masukkan file yang akan digabungkan dengan cara mengklik satu persatu
- Keempat, jika semua sudah disisipkan klik menu File lalu Save As. Pada kolom drop down Save As pilih opsi PDF untuk Save As Type
Tidak lama, file yang tadi dipilih sudah tergabung menjadi satu file PDF dan bisa diakses dengan mudah. Sementara itu untuk cara menggabungkan file ke dalam satu file PDF secara online adalah:
- Pertama, buka situs Google melalui browser
- Kedua, klik kata kunci “merger Word online” atau “menggabungkan Word secara online” lalu tekan tombol “enter.” Tidak lama akan muncul sejumlah hasil pencarian berupa platform menggabungkan file secara online. Pilih yang ada di posisi paling atas dan menawarkan layanan gratis
- Ketiga, masing-masing platform mungkin punya tampilan berbeda tetapi kebanyakan akan memunculkan dialog box di halaman depan yang menampilkan pilihan Insert File atau masukkan file
- Keempat, pilih beberapa file yang ingin digabungkan lalu klik Merge atau tombol lain yang menunjukkan perintah untuk memulai proses penggabungan file secara online
- Kelima, pilih menu Merge as PDF atau perintah lain yang serupa lalu tunggu sampai proses penggabungan berakhir
beberapa waktu kemudian akan muncul notifikasi bahwa penggabungan telah selesai dan hasilnya bisa langsung kamu download ke komputer atau laptop dengan mengklik tombol unduh atau download. Hasilnya tidak jauh berbeda dengan cara sebelumnya.
Kamu bisa membuka semua file yang tadi dipilih dengan membuka satu file PDF saja dengan mudah. File tersebut bisa langsung di-print atau dikirimkan ke email jika diperlukan.
Pada dasarnya, fitur Microsoft Word sudah cukup lengkap untuk memenuhi semua kebutuhan penggunanya dalam hal dokumen dan naskah. Hanya saja cara dan trik semacam ini tidak banyak diketahui dan jarang diajarkan di lembaga kursus komputer atau semacamnya.
Cara terbaik untuk menguasai semua fitur di Word adalah dengan otodidak. Ketika kita membutuhkannya, kita bisa mulai mempelajari cara tersebut untuk memudahkan pekerjaan. Percaya atau tidak, tanpa praktik langsung cara menggabungkan file Word belum tentu bisa dikuasai mereka yang mahir Word.
Itulah ulasan tentang langkah-langkah menggabungkan file Word, semoga bermanfaat.