Pengaturan ukuran kertas merupakan salah satu bagian penting dalam mencetak sebuah dokumen. Ukuran kertas terdiri dari berbagai macam jenis dan fungsi. Di sini kita akan belajar bagaimana mengidentifikasi jenis kertas dan belajar cara mengatur ukuran kertas di Word.
Pengaturan kertas yang tepat dapat membantu mencetak dokumen dengan rapi dan mengurangi pemborosan kertas. Mengapa demikian? Karena ketika terjadi kesalahan pengaturan ukuran, kertas menjadi tidak berguna, harus dibuang, dan harus mengganti dengan yang baru.
Hal ini tentu saja menimbulkan pemborosan. Mengingat pentingnya pengaturan kertas yang tepat, maka artikel ini akan membahas tentang masing-masing ukuran kertas dan cara mengatur ukuran kertas di Word.
Asal Usul Penetapan Ukuran Kertas di Microsoft Word
Secara ringkas, ukuran kertas dapat diartikan sebagai hasil ukur terhadap lebar (width) dan tinggi (height) kertas. Ukuran kertas ditetapkan menggunakan rumus “Lebar x Tinggi”. Hal ini berlaku untuk kertas dengan posisi portrait maupun landscape.
Di Microsoft Word, ukuran lebar dan tinggi kertas ditulis dalam ukuran inci atau cm. Sebagai informasi, 1 inci sama dengan 3, 14 cm. Penetapan kertas secara internasional dibuat berdasar dari 2 hal berikut.
1. Keputusan International Organization of Standarization (ISO)
Organisasi ISO merupakan badan internasional yang berwenang menetapkan keputusan tentang standar sebuah objek, termasuk ukuran kertas. Keputusan mengenai hal ini tertuang dalam keputusan nomor 216 dan 217 yang membagi kertas menjadi seri A, B, dan C.
2. Golongan US Paper Size
Di United States atau Negara Amerika yang merupakan lokasi asal mula berdirinya Microsoft Word, jenis ukuran kertas yang paling sering digunakan di sana adalah letter dan legal. Oleh karena itu , ukuran ini selalu ada di Microsoft Word.
Bagaimana dengan ukuran lain? Ukuran lain sengaja dibuat oleh Microsoft Word untuk menjembatani kepentingan banyak orang di negara lain yang mungkin lebih familier dengan ukuran selain legal dan letter. Salah satu contohnya di Indonesia, ukuran kertas yang paling banyak digunakan adalah A4 dan F4.
Mari Mengenal Jenis Ukuran Kertas di Word
Di dalam Microsoft Word terdapat beberapa jenis ukuran kertas, mulai dari ukuran yang populer hingga ukuran yang sangat jarang dipakai. Berikut ini merupakan jenis ukuran kertas yang cukup sering digunakan dalam pekerjaan sehari-hari.
1. Legal
Ukuran kertas legal merupakan ukuran kertas yang tergolong besar. Dimensi kertas legal yaitu 215,9 x 355,6 cm atau 8,5 x 14 Inci. Ukuran kertas legal ini cukup banyak digunakan di Amerika dan Indonesia untuk mencetak dokumen legal yang bersifat resmi. Jenis dokumen yang sering menggunakan ukuran kertas legal, yaitu ijazah, skripsi, tugas akhir, proposal, laporan kinerja, dan laporan pertanggungjawaban kegiatan.
2. Letter
Ukuran kertas letter merupakan jenis ukuran kertas yang cukup sering digunakan untuk membuat surat di word. Detail ukuran kertas berukuran letter, yaitu 215,9 x 279,4 mm atau 8,5 x 11,0 inci. Kertas berukuran letter ini sering digunakan sebagai kertas surat Pos di Amerika. Ukuran ini cukup jarang digunakan di Indonesia karena dimensi kertas yang cukup kecil. Di Indonesia, kertas berukuran letter sering disebut juga dengan sebutan kertas Quarto atau Kuarto dengan simbol Q pada kemasannya.
3. F4 (Folio)
Ukuran kertas F4 atau Folio merupakan ukuran kertas yang terbilang populer dan sering digunakan di Indonesia. Dimensi ukuran kertas jenis ini yaitu 210 x 330 mm atau 8,5 x 13 Inci. Ukuran F4 memiliki nama lain Metric Foolscap di dunia percetakan dan folio di masyarakat umum.
Ukuran F4 ini ternyata merupakan ukuran kertas yang paling banyak digunakan di negara-negara di kawasan Asia Tenggara untuk mencetak dokumen. Hal ini tidak lepas dari ukuran kertas F4 yang terbilang cukup besar dan lega untuk pengetikan dokumen. Jenis dokumen yang sering menggunakan ukuran F4 yaitu dokumen soal ujian, laporan kerja, proposal kegiatan, makalah, tugas sekolah, dan formulir pendaftaran.
4. A3
Ukuran kertas A3 di dalam Word sering digunakan untuk hal-hal yang berkaitan dengan desain grafis dan dunia arsitektur. Dimensi ukuran A3 tergolong besar, hampir dua kali lipat ukuran kertas A4. Detail ukuran A3 yaitu 297 x 420 mm atau 11,69 x 16, 54 Inci.
Dalam mencetak kertas ukuran A3 diperlukan teknik khusus dan peralatan khusus. Mencetak di atas kertas A3 sering disebut juga print on demand dalam dunia percetakan. Ukuran kertas A3 sering kali digunakan untuk mencetak peta utama atau denah konstruksi bangunan atau pembangunan wilayah, selebaran, brosur, atau poster yang berukuran besar. Kertas berukuran A3 terkadang juga digunakan sebagai kertas untuk lomba menggambar atau mewarnai.
5. A4
Ukuran kertas A4 merupakan jenis ukuran kertas yang paling banyak digunakan di Indonesia. Popularitas ukuran kertas A4 tidak terlepas dari ukurannya yang “pas” tidak terlalu besar maupun terlalu kecil untuk mencetak sebuah dokumen. Dimensi ukuran kertas A4 adalah 8, 27 x 11, 69 Inci atau 210 x 297 mm. Beberapa jenis kertas yang tersedia dalam ukuran A4, antara lain HVS, Buffalo, Art Paper, Ivory dan lainnya.
Kertas ukuran ini paling sering digunakan oleh instansi pemerintahan, instansi pendidikan, serta perkantoran ketika menge-print. Beberapa dokumen yang sering menggunakan kertas ukuran A4, yaitu proposal penelitian, tugas makalah, laporan keuangan, dan dokumen resmi lainnya. Selain itu, terkadang ukuran kertas A4 juga digunakan untuk mencetak leaflet, brosur, atau lembar informasi lainnya.
6. A5
Ukuran kertas A5 cukup jarang digunakan untuk mencetak dokumen di Microsoft Word karena dimensi ukurannya yang terbilang cukup kecil. Ukuran kertas A5 yaitu 148 x 210 mm atau 5,83 x 8,27 inci. Meskipun ukurannya cukup mungil, kertas berukuran A5 sangat bermanfaat untuk mencetak buku catatan, notes book atau block note. Kertas ukuran A5 juga sering digunakan di dunia percetakan untuk mencetak buku agenda, kalender meja, dan buku catatan. Kertas ini cukup mudah ditemukan di toko kertas atau toko alat tulis karena cukup populer dan banyak dibutuhkan.
7. A6
Ukuran kertas A6 merupakan ukuran kertas yang paling kecil di Word. Dimensi ukuran A6 yaitu 105 x 148 mm atau 4,13 x 5, 83 Inci. Karena ukurannya yang mungil, kertas berukuran A6 ini memiliki fungsi khusus untuk mencetak nota kecil, karcis, atau kuitansi pembayaran yang kecil. Selain itu, kertas berukuran A6 ini terkadang digunakan untuk media promosi atau iklan berbujet rendah untuk pameran.
8. Amplop
Ukuran kertas di Microsoft Word lainnya yaitu ukuran amplop atau Envelope. Sesuai dengan namanya, kertas ukuran ini ditujukan untuk pembuatan amplop. Ada beberapa jenis ukuran amplop yaitu:
- Amplop B4 berukuran 250 x 353 mm atau 9,8 x 13,9 inci
- Amplop B5 berukuran 176 x 250 mm atau 6,9 x 9,8 inci
- Amplop B6 berukuran 125 x 176 mm atau 4,9 x 6,9 inci
- Amplop C5 berukuran 162 x 229 mm atau 6,4 x 9 inci
- Amplop C6 berukuran 114 x 162 mm atau 4,5 x 6,4 inci
- Amplop C7 berukuran 81 x 114 mm atau 3,2 x 4,5 inci
- Amplop C6/C5 berukuran 114 x 229 mm atau 4,5 x 9 inci
- Amplop C7/C6 berukuran 81 x 162 cm atau 3, 19 x 6,4 inci
- Amplop E4 berukuran 280 x 400 cm atau 11 x 15,7 inci
- Amplop DL berukuran 110 x 220 cm atau 4,33 x 8, 66 inci
Berbagai jenis ukuran amplop ini dapat dipilih sesuai dengan kebutuhan. Kamu bisa mengaturnya di Word melalui menu Layout.
Cara Mengatur Ukuran Kertas di Word
Setelah mengetahui jenis ukuran kertas dan kegunaannya, kamu perlu mengetahui cara mengatur ukuran kertas di Word agar dokumenmu dapat tercetak dengan bagus dan rapi. Berikut beberapa cara mengatur ukuran kertas di Word:
Mengatur Ukuran Kertas secara Default
Kamu bisa menggunakan pengaturan default atau standar untuk mengatur ukuran kertas di Word. Berikut langkah-langkahnya:
- Buka file Microsoft Word, lalu cari menu Layout.
- Klik Menu Layout, lalu pilih Size.
- Setelah muncul berbagai jenis ukuran kertas, pilih ukuran kertas yang kamu inginkan. Beberapa ukuran kertas standar yang tersedia, antara lain A4, A5, A6, B5, B6 dan masih banyak lagi.
- Klik ukuran kertas yang kamu inginkan, maka ukuran kertas file Word kamu akan berubah secara otomatis.
Mengatur Ukuran Kertas secara Manual
Selain menggunakan pengaturan kertas secara otomatis, ada cara mengatur ukuran kertas di Word secara manual. Berikut langkah-langkahnya:
- Buka halaman Word yang ingin diatur ukuran kertasnya.
- Cari menu Layout. Lalu, klik bagian tersebut. Kemudian, klik Size.
- Selanjutnya klik pilihan More Paper Size.
- Kemudian atur melalui pemilihan ukuran standar yang tersedia. Cara lainnya, kamu juga bisa mengaturnya melalui pengaturan tinggi dan lebar kertas melalui opsi height dan width.
- Klik OK, maka ukuran kertas akan berubah sesuai pilihanmu.
Mengatur Ukuran Kertas Saat Cetak Dokumen
Kamu juga bisa mengatur ukuran kertas saat akan melakukan cetak dokumen. Berikut cara mengatur ukuran kertas di Word saat akan mencetaknya:
- Buka file Word yang ingin kamu cetak.
- Kemudian klik File, lalu klik Print. Kamu juga bisa menggunakan shortcut perintah Ctrl + P untuk memberikan perintah cetak atau Print.
- Setelah kamu masuk ke halaman Print, pilih size atau ukuran kertas yang kamu inginkan.
- Kamu juga bisa mengatur batas atas, bawah, kanan , dan kiri kertas melalui fitur Margin.
- Setelah kamu merasa ukuran kertas dokumenmu sudah sesuai dengan kebutuhanmu, kamu bisa klik tombol Print untuk mencetaknya.
Nah, ternyata cara mengatur ukuran kertas di Word cukup mudah bukan? Kamu lebih sering menggunakan kertas ukuran apa? Semoga ulasan di atas bermanfaat ya.