Microsoft Word menjadi salah satu software yang populer baik di dunia pendidikan maupun di dunia kerja. Di dalamnya ada banyak fitur yang dapat membantu mempermudah pekerjaan termasuk fitur untuk menambah file. Pastinya, cara menambah file di Word ini menjadi pengetahuan yang wajib kamu miliki.
Sebab, dengan mengetahui cara menggabungkan file Word seperti ini, kamu bisa tetap beraktivitas dengan lancar menggunakan software pengolah kata ini. Penambahan file ke dalam dokumen Microsoft Word biasanya dilakukan saat ada sebuah konten yang terkait dengan konten yang sedang dikerjakan.
Sebagaimana yang sudah diketahui, apa yang tercantum dalam sebuah dokumen Microsoft Word bisa dikatakan lebih kredibel apabila ditambah dengan sejumlah file pendukung. Nah, inilah pentingnya kamu harus tahu cara menambah file baru di Word.
Cara Menambah File di Word Sesuai Jenis Filenya
1. Kalau Ingin Menambah File Tautan
Pada dasarnya, Microsoft Word sangat memungkinkan para pengguna untuk menambah atau memasukkan beraneka jenis dokumen ke dalamnya. Caranya sangat mudah dan untuk langkah-langkahnya seperti ini:
- Buka dokumen Microsoft Word kemudian klik Insert
- Perhatikan kelompok menu Teks, pilih Object
- Klik Buat dari File atau Create From File kemudian klik Telusuri atau Browse
- Selanjutnya tinggal cari atau telusuri file yang ingin kamu sisipkan. Kalau sudah ketemu, baru klik Buka
- Klik OK
Langkah-langkah menambahkan file di Microsoft Word sebenarnya sudah selesai ketika kamu klik OK. Hanya saja, di sini nanti akan ada dua opsi yang bisa kamu pilih, apakah berupa tautan ke file atau hanya ditampilkan sebagai ikon. Untuk penjelasannya seperti ini.
- Tautan ke File, maksudnya kamu akan menyisipkan konten dalam file yang terpilih ke dalam dokumen yang sedang dikerjakan serta membuat tautan ke file sumber yang dimaksud. Nantinya, perubahan yang kamu buat pada file sumber akan langsung tercermin dalam dokumen yang dikerjakan.
- Tampilkan sebagai ikon, maksudnya adalah kamu akan menyisipkan ikon guna menunjukkan kepada para pembaca bahwasanya terdapat objek yang disematkan dalam dokumen tersebut. Mengingat ini hanya berupa ikon, tentunya pilihan yang kedua ini lebih ideal khususnya ketika kamu ingin menghemat ruang yang ada dalam dokumen
2. Kalau Ingin Menambah File Berupa Gambar
Cara menambah file di Word yang kedua ini berlaku kalau file yang ingin kamu masukkan ke dalam Microsoft Word berupa gambar. Menambahkan gambar ke dalam dokumen Word bisa menjadi salah satu sarana untuk meningkatkan pemahaman para pembaca.
Dengan adanya gambar, para pembaca bisa lebih mudah membayangkan atau memvisualisasikan apa yang disampaikan oleh teks atau tulisan. Kalau kamu ingin menambah file berupa gambar ini dalam Microsoft Word, caranya sebagai berikut:
- Buka dokumen yang akan disisipkan gambar dan tempatkan kursor di bagian di mana gambar akan dipasang
- Selanjutnya klik Insert
- Fokus di bagian Ilustrations, klik Picture
- Cari gambar yang akan kamu sisipkan dan kalau sudah ketemu, klik Insert.
Cara di atas bisa kamu lakukan kalau hanya ingin menyisipkan satu file gambar. Tetapi jika kamu ingin memasukkan banyak gambar sekaligus, kamu bisa menekan tombol Ctrl dan tahan selama gambar-gambar yang ingin dimasukkan dipilih. Kalau sudah, lepas tombol Ctrl tersebut baru klik Insert.
Dengan begini, kamu akan melihat gambar-gambar yang sudah dipilih tadi akan berada dalam dokumen Microsoft Word. Atur penempatan dan ukuran gambar agar bisa sesuai dengan yang diinginkan dan jangan lupa untuk menyimpannya agar tidak hilang.
3. Kalau Ingin Menambah File dalam Format PDF ke Word
Selain gambar dan sesama file Word, kamu juga bisa menambahkan file berupa PDF ke dalam dokumen Microsoft Word. Di sini, kamu bisa menggunakan menu Insert seperti pada cara sebelumnya, bisa juga dengan memasukkan file PDF sebagai gambar atau dengan menggunakan Linked Object.
Adapun penjelasan dari masing-masing cara menambahkan file PDF di Word tersebut sebagai berikut:
Menggunakan Insert
Sama seperti sebelumnya, ketika kamu akan menambah file PDF ke dalam Word menggunakan Insert, artinya kamu akan menjadi file PDF ini sebagai objek yang akan dilampirkan. Hanya saja perlu diperhatikan bahwa file PDF tidak bisa ditambahkan apabila file tersebut dilindungi dengan password.
- Langsung klik Insert pada dokumen Word yang akan kamu tambahkan file PDF
- Selanjutnya klik Object lalu klik Buat dari File
- Pada kotak yang tersedia, masukkan nama file yang ingin disisipkan ke dalam dokumen Microsoft Word. Tetapi kalau kamu lupa, bisa klik Browse atau Telusuri dan cari file PDF yang dimaksudkan
- Kalau sudah ketemu, klik satu kali file PDF tersebut kemudian klik Buka
- Klik OK dan file PDF akan langsung muncul dalam dokumen Microsoft Word yang sedang kamu kerjakan
Menjadikan File PDF Sebagai Gambar
File PDF juga bisa dimasukkan ke dalam dokumen Word sebagai gambar. Hanya saja, dengan cara ini kamu tidak bisa mengedit file PDF tersebut. Selain itu, berbagai perubahan yang sudah dilakukan terhadap file PDF sumber tetap tidak akan terlihat pada file PDF yang sudah ditambah ke Word.
Tambahan lagi, kalau ingin memasukkan file PDF sebagai gambar dalam Word, kamu harus mengkonversi file tersebut terlebih dahulu dalam format JPG. Sedangkan cara menambah file di Word jika berupa PDF dan dijadikan gambar langkah-langkahnya sebagai berikut:
- Buka dokumen Microsoft Word dan posisikan kursor di tempat di mana kamu ingin menyisipkan file PDF yang sudah diubah dalam format JPG
- Jika sudah, klik Insert kemudian pilih Pictures sehingga kemudian akan muncul kotak dialog Pictures
- Dalam kotak dialog tersebut, cari file PDF berbentuk gambar yang ingin dimasukkan ke dalam Word
- Kalau sudah ketemu, klik Insert
Menggunakan Linked Object
Kalau kamu memilih cara menambah file di Word di mana file yang akan dimasukkan ini berbentuk PDF dengan menggunakan Linked Object, artinya kamu akan memasukkan file PDF secara lengkap. Di sini, kamu bisa memilih akan menampilkan file PDF tersebut atau hanya menampilkan ikon.
Tidak hanya itu, kalau misalnya kamu melakukan perubahan pada file PDF asli, perubahan tersebut akan ikut terlihat pada PDF yang sudah dilampirkan. Adapun cara melampirkan file PDF menggunakan Linked Object ini sebagai berikut:
- Posisikan kursor agar berada di tempat di mana file PDF ini akan diletakkan dalam Microsoft Word
- Seperti biasa klik Insert
- Lanjutkan dengan memilih Object
- Setelah kotak dialog object muncul, kamu bisa klik Create from File
- Selanjutnya tinggal klik Browse atau Telusuri kemudian cari file PDF yang ingin dimasukkan ke dalam Word.
- Kalau sudah ketemu, cukup klik satu kali file tersebut dan klik Insert
- Di bagian bawah tulisan Browse atau Telusuri, ada dua pilihan yang bisa kamu beri tanda centang. Silahkan beri tanda centang pada opsi Link to File kalau ingin membuat pintasan pada file PDF atau beri tanda centang pada opsi Display as Icon kalau hanya ingin menampilkan ikon saja.
- Kalau sudah, bisa klik OK dan file PDF akan langsung ditambahkan pada dokumen Word yang sedang kamu kerjakan
Dari berbagai pilihan cara menambah file di Word di atas, silahkan pilih yang paling sesuai dengan kondisi file yang akan disisipkan. Sedikit tips juga agar kamu bisa dengan mudah menemukan file yang akan disisipkan, pastikan untuk memberi nama yang mudah diingat pada file tersebut.