Ketika kita sedang bekerja menggunakan Word, ada kalanya kita perlu menambahkan aspek visual seperti foto, gambar, grafik, atau bagan untuk memperjelas maksud dari tulisan kita. Adanya elemen visual bahkan cukup krusial ketika kita sedang membahas sesuatu yang berkaitan dengan data dan alur kerja.
Salah satu aspek visual yang bisa ditambahkan ke dalam dokumen adalah bagan alir atau flowchart. Namun, apa sebenarnya flowchart itu dan kapan sebaiknya kita gunakan? Lalu, bagaimana cara membuat flowchart di Word?
Pengertian Flowchart
Flowchart atau bagan alir adalah suatu bentuk bagan yang digunakan untuk menunjukkan langkah, urutan, dan opsi tindakan dari sebuah proses. Sebuah flowchart juga sering kali digambarkan sebagai diagram yang merepresentasikan suatu algoritma.
Model bagan proses semacam ini pertama kali dikemukakan oleh Frank dan Lilian Gilbreth pada tahun 1921. Kala itu, model bagan yang dipresentasikan di hadapan anggota American Society of Mechanical Engineers (ASME) ini dengan cepat dimasukkan ke dalam kurikulum teknik industri.
Meskipun dapat digunakan di berbagai bidang, saat ini flowchart lazim digunakan di kalangan pegiat teknologi informasi. Programer biasa menggunakan bagan alir sebagai visualisasi dari algoritma komputer. Meskipun sempat mengalami penurunan popularitas pada decade 1970-an, flowchart masih digunakan untuk menjelaskan algoritma dari program yang sedang dikembangkan.
Fungsi dan Penggunaan Flowchart
Seperti dijelaskan sebelumnya, flowchart berfungsi untuk menjelaskan alur pemecahan masalah secara visual. Tidak hanya menggambarkan proses secara visual, bagan alir pun memiliki beberapa fungsi lain seperti:
- Pemetaan masalah. Karena wujudnya yang berupa bagan visual, flowchart adalah metode yang baik dalam pemetaan permasalahan dan sebagai dokumentasi dari proses pemecahan masalah yang akan dilakukan.
- Penyederhanaan ide atau proses yang rumit. Menjelaskan ide atau proses secara verbal tidak selalu mudah dimengerti. Flowchart memastikan setiap orang dapat mengikuti dan memahami alur kerja dan tugas masing-masing.
- Optimalisasi beban kerja. Dengan bagan alir, kamu akan lebih mudah membagi tugas kepada anggota tim agar prosesnya bisa berjalan lebih lancar.
- Membuat keputusan beserta alasannya. Menggunakan bagan alir dalam pemetaan masalah akan memudahkan kita mengambil keputusan dengan alasan yang dan konsekuensi yang terukur dan terarah dengan lebih baik.
- Mitigasi masalah. Dengan flowchart, kita bisa mengidentifikasi potensi hambatan dalam alur yang dibuat. Dengan begitu, kita bisa lebih mudah menghindarinya.
- Membakukan proses. Setelah flowchart selesai dibuat, kamu bisa menggunakan proses dalam bagan yang sama untuk menghadapi permasalah atau mengerjakan proyek serupa di kemudian hari.
- Melacak progres. Karena langkah-langkahnya dipetakan dengan baik dan mudah dipahami, kita bisa dengan mudah melacak progres kerja yang sedang dijalankan. Apakah masih di tahap awal, masih di tengah, atau sudah hampir selesai.
Alur pemecahan masalah yang digambarkan oleh flowchart menggunakan berbagai simbol yang disambungkan dengan tanda panah. Rangkaian kotak dan tanda panah ini menunjukkan alur pengambilan keputusan. Biasanya, bagan alir digunakan untuk menyelesaikan permasalahan dengan beberapa pilihan solusi.
Beberapa simbol yang paling sering digunakan dalam flowchart adalah:
- Tanda panah (Flowline). Simbol ini berfungsi untuk menunjukkan arah dan urutan langkah dalam proses pemecahan masalah. SImbol ini biasanya digunakan dalam bagan atau alur yang tidak standar.
- Kapsul (Terminal). Simbol ini menunjukkan titik awal dan titik akhir dari proses yang dijalankan. Biasanya, simbol ini diletakkan di posisi paling atas dan paling bawah dalam bagan vertical, atau paling kiri dan paling kanan dalam bagan horizontal.
- Persegi panjang (Process). Melambangkan tiap langkah yang harus diambil dalam proses pemecahan masalah.
- Belah ketupat (Decision). Simbol ini melambangkan percabangan dari langkah yang bisa diambil. Sederhananya, simbol ini adalah wujud visual dari “jika A, maka B; jika C, maka D”.
- Jajar genjang (Input/Output). Simbol ini digunakan untuk memasukkan data ATAU menampilkan hasil pengolahan data.
- Anotasi (Comment). Simbol ini digunakan untuk menyampaikan informasi tambahan berkaitan dengan langkah yang sedang diambil.
- Persegi panjang dengan “telinga” (Predefined Process). Digunakan saat langkah yang harus diambil cukup rumit sehingga membutuhkan bagan alir terpisah.
- Lingkaran kecil (On-page Connector). Lingkaran kecil dengan huruf di dalamnya untuk menunjukkan pengulangan. Simbol ini juga digunakan untuk menghubungkan satu proses dengan proses lainnya.
- Perisai segilima (Off-page Connector). Memiliki fungsi yang mirip dengan tanda panah pada flowline. Bedanya, tanda panah digunakan jika prosesnya dilanjutkan di halaman yang sama, sedangkan perisai segilima digunakan untuk menunjukkan langkah selanjutnya ada di halaman lain.
Jenis-jenis Flowchart
Bagan alir memiliki banyak sekali variasi dalam implementasinya. Setiap proses kerja atau pemecahan masalah bisa saja memunculkan varian bagan alir baru yang dirancang khusus untuk kasus tersebut dan yang serupa. Akan tetapi, setidaknya ada 4 (empat) tipe flowchart yang paling sering digunakan, yaitu:
- Process atau Communication Flowchart
Tipe bagan alir ini digunakan untuk menggambarkan cara kerja suatu proses atau untuk merencanakan suatu proyek. Tipe ini juga digunakan untuk menunjukkan kontrol terhadap suatu program di dalam sistem.
- Data Flowchart
Tipe flowchart ini menunjukkan aliran data yang masuk maupun keluar dari sebuah sistem informasi. Selain itu, tipe bagan alir ini juga akan menunjukkan bagaimana data diolah. Tipe ini cocok digunakan dalam pengembangan peranti lunak (software).
- Workflow Chart atau Workflow Diagram
Tipe flowchart ini serupa dengan tipe sebelumnya, hanya saja objeknya yang berbeda. Data Flowchart menggambarkan aliran data, sedangkan workflow chart menggambarkan aliran dokumen. Selain itu, tipe bagan ini juga bisa digunakan untuk menggambarkan suatu proses atau kegiatan bisnis di perusahaan.
- The Swimlane Flowchart
Bagan ini digunakan untuk menggambarkan alur koordinasi antar-departemen dan antar-personel dalam suatu organisasi atau perusahaan. Dalam praktiknya, Swimlane Flowchart menempatkan dua atau lebih bagan terpisah secara bersebelahan. Semua bagan ini nantinya akan saling terhubung satu sama lain.
Cara Membuat Flowchart di Word
Ada beberapa cara untuk memasukkan bagan alir atau flowchart ke dalam dokumen yang sedang dikerjakan. Dalam pembahasan kali ini, kita akan menggunakan fitur flowchart yang sudah dibenamkan di dalam program Microsoft Word itu sendiri. Untuk membuat bagan alir langsung di Word, simak langkah-langkah berikut.
Membuat Flowchart dengan Gambar
- Buka tab Insert, pilih grup Illustration, lalu klik SmartArt.
- Di kotak dialog Choose a SmartArt Graphic, klik Process, lalu double-klik Picture Accent Process.
- Untuk menambahkan gambar di kotak yang kamu inginkan, klik ikon ‘Insert Picture’, pilih gambar atau foto yang diinginkan, lalu klik Insert.
- Untuk menambahkan teks, pilih salah satu:
- Klik [Text] di panel Text > tulis teks yang diinginkan.
- Salin teks dari lokasi lain > klik [Text] di panel Text > tempel teks yang disalin.
- Klik salah satu kotak di grafik SmartArt > tulis teks yang diinginkan.
Menambah atau Menghapus Kotak dari Bagan
- Menambah kotak:
- Klik grafik SmartArt yang ingin ditambahkan kotak.
- Klik kotak terdekat dari tempat kamu ingin menambahkan kotak.
- Buka tab Design, pilih grup Create Graphic, lalu klik tanda panah di samping Add Shape. (Catatan: jika kamu tidak klik grafik SmartArt sebelumnya, tab Design tidak akan muncul.)
- Pilih salah satu:
- Untuk menambah kotak pada tingkatan yang sama setelah kotak yang sudah ada, klik Add Shape After.
- Untuk menambah kotak pada tingkatan yang sama sebelum kotak yang sudah ada, klik Add Shape Before.
- Menambah kotak dari panel Text:
- Arahkan kursor ke titik mulai teks yang akan kamu tambahkan kotak.
- Tulis teks yang akan dimasukkan ke dalam kotak baru, lalu tekan ENTER, kemudian tekan TAB untuk merapikan teks.
- Menghapus kotak:
- Klik di garis luar kotak, lalu tekan DELETE atau DEL.
Memindahkan Kotak
- Untuk memindahkan kotak ke lokasi baru, drag kotak ke lokasi yang diinginkan.
- Untuk sedikit menggeser kotak, tekan dan tahan tombol CTRL sambil menekan tombol panah yang diinginkan pada keyboard.
Mengganti Skema Warna Flowchart
Agar bagan alir yang dibuat memiliki nilai estetika tambahan dan terlihat lebih profesional, kamu bisa mengganti warna atau menambahkan efek visual tertentu. Ikuti langkah-langkah berikut ini.
- Memberi tema warna:
- Klik grafik SmartArt yang ingin diganti warnanya.
- Pada tab Design, buka grup SmartArt Styles, lalu klik Change Colors.
- Klik kombinasi warna yang diinginkan, lalu pilih warna sesuai keinginan.
- Mengganti tampilan latar atau warna kotak dalam bagan:
- Pada grafik SmartArt, klik kanan pada kotak yang ingin diganti warna, lalu klik Format Shape.
- Untuk mengganti gaya pewarnaan, pada panel Format Shape, klik tanda panah di sebelah Fill untuk melihat pilihan yang ditawarkan:
- No fill
- Solid fill
- Gradient fill
- Picture or texture fill
- Pattern fill
- Klik simbol Color, dan pilih warna yang diinginkan.
- Untuk menyesuaikan transparansi warna, geser slider Transparency atau masukkan angka persentase transparansi pada kotak di sebelah slider.
- Mengganti gaya atau warna garis luar kotak:
- Klik kanan pada kotak yang dipilih, lalu klik Format Shape
- Untuk mengganti warna garis luar, klik tanda panah di sebelah Line, lalu pilih salah satu:
- No line, solid line, or gradient line
- Color
- Transparency (use the Transparency slide control or enter a percentage)
- Width (in pixels)
- Compound type
- Dash type
- Cap type
Menerapkan SmartArt Style pada Flowchart
SmartArt Style adalah kombinasi berbagai macam efek visual untuk mempercantik bagan atau grafik SmartArt yang dibuat.
- Pilih bagan yang akan diberi SmartArt Style
- Pada tab Design, buka grup SmartArt Styles, lalu klik gaya yang diinginkan. Klik tombol More untuk melihat pilhan lainnya.
Penutup
Dalam sebuah dokumen, dibutuhkan keseimbangan antara aspek verbal (teks) dengan aspek visual (gambar, foto, grafik, bagan, dsb.) agar informasi yang dituangkan mudah dimengerti. Menambahkan bagan alir atau flowchart pada dokumen sering dianggap sulit oleh banyak orang. Padahal, jika kamu mengikuti cara membuat flowchart di Word dalam artikel ini, kamu tidak akan merasa kesulitan sama sekali.