Apakah kamu bosan mengetik secara manual di Microsoft Word? Memang mengetik itu bisa jadi sangat melelahkan, apalagi kalau teks yang kamu kerjakan cukup panjang. Kamu bisa belajar cara mengetik dengan suara di Word untuk membuat hidup lebih mudah. Fitur Dictate ini juga membantu orang yang punya kesulitan mengetik.
Langkah-langkah Mengetik dengan Suara di Word
Apa saja yang perlu kamu lakukan untuk mengetik dengan suara di program ini? Berikut langkah-langkah penggunaan fitur Dictate:
- Buka program Word dan pastikan jika kamu telah login ke akunmu.
- Klik Home.
- Klik tombol Dictate yang juga ditandai dengan ikon microphone.
- Muncul suara beep dan tombol Dictate akan berubah warna menjadi merah.
- Katakan apa yang ingin kamu ketik.
- Word akan memroses suara kamu menjadi teks.
Penting untuk kamu ketahui, tidak semua bahasa didukung oleh teknologi pengetikan dengan suara ini. Mungkin saja bahasa native-mu belum didukung oleh Word. Untuk itu, kamu perlu mengeceknya terlebih dahulu bahasa apa saja yang didukung fitur Dictate di situs Microsoft berikut:
https://support.microsoft.com/en-us/office/dictate-your-documents-in-word-3876e05f-3fcc-418f-b8ab-db7ce0d11d3c
Penggunaan fitur Dictate di Word juga sangat mudah. Teknologi ini menawarkan berbagai manfaat kepada penggunanya seperti:
1. Meningkatkan produktivitas
Dengan melakukan diktasi, kamu bisa mengerjakan teks panjang dengan lebih cepat. Meskipun keterampilan mengetik sebelas jari itu sangat penting, tidak banyak orang yang mampu mengaplikasikannya di dalam kegiatan mengetik sehari-hari. Karena itu, fitur ini jelas bisa meningkatkan produktivitas kamu.
2. Membantu orang dengan disabilitas
Dictate juga sangat membantu orang dengan disabilitas. Misal, seseorang memiliki gangguan penglihatan yang menurunkan akurasi dan kecepatan pengetikannya. Dengan fitur diktasi, si pengguna hanya perlu menggunakan suaranya untuk melakukan pengetikan. Semua perkataan akan ditranskripsi secara otomatis oleh Word.
Perintah-perintah yang Bisa Dilakukan
Para pengguna setia program Word yang belum pernah mempraktikkan cara mengetik dengan suara di Word mungkin penasaran dengan apa saja perintah-perintah yang bisa dilakukan. Berikut merupakan beberapa perintah yang bisa kamu praktikkan dengan fitur Dictate:
1. Simbol dan tanda baca
Kamu bisa menambahkan simbol dan tanda baca ke dalam teks kamu melalui fitur Dictate. Sangat penting untuk mengingat bahwa fitur speech recognition ini butuh instruksi yang jelas dari penggunanya. Kalau kamu ingin menambahkan tanda baca tertentu pada kalimat, kamu harus mengucapkannya dengan gamblang, misal titik (.), koma (,), dan tanda tanya (?).
2. Penyuntingan
Ternyata fitur Dictate juga membantu kamu untuk melakukan penyuntingan teks dengan suara saja. Dengan suara, kamu bisa memerintahkan Word untuk menghapus kata, kalimat, atau paragraf dan juga menambahkan spasi. Instruksi yang bisa kamu berikan masih terbatas, jadi kemampuan penyuntinganmu belum sedetail dengan metode ketik biasa.
3. Navigasi
Kamu bisa memindahkan kursor ke bagian-bagian tertentu dari teks yang sedang dibuat. Dictate juga memungkinkan kamu memilih bagian tertentu dari teks dan kemudian melakukan deselect. Perintah semacam ini berguna terutama dalam meningkatkan akurasi penyuntingan teks kamu.
4. Format
Hasil akhir pengetikan kamu pun bisa diatur formatnya agar lebih menarik. Pengaturan yang paling sederhana adalah membuat teks kamu condong ke kanan atau ke kiri maupun rata kanan-kiri. Kamu juga bisa membuat teks menjadi tebal, miring, mengatur ukuran huruf, menentukan warna huruf, dan sebagai macamnya.
5. Daftar dan tabel
Membuat daftar dan membuat tabel di word sembari mengetik biasa saja mungkin sudah cukup menantang buat sebagian orang. Namun ternyata, kamu bisa melakukan tugas ini dengan fitur pengetikan menggunakan suara. Dengan Dictate kamu bisa membuat bullet list, membuat tabel dengan spesifikasi yang dibutuhkan, bahkan mengatur ulang tabel atau daftar yang telah dibuat.
6. Pengaturan fitur
Kamu ingin menghentikan penggunaan Dictate dalam kegiatan mengetikmu? Segalanya bisa diatur ulang dengan suaramu juga. Hanya dengan memakai suara saja, kamu bisa menghentikan sementara, mematikan, maupun melanjutkan penggunaan Dictate. Selain itu, kamu juga bisa menambahkan komentar ke dalam pekerjaanmu.
Beberapa Masalah yang Bisa Terjadi
Saat mempraktikkan cara mengetik dengan suara di Word, mungkin kamu akan menjumpai beberapa kendala. Berikut merupakan beberapa permasalahan yang umum dijumpai oleh pengguna Dictate:
1. Tombol “Dictate” Tidak Muncul
Untuk menggunakan fitur mengetik dengan suara di program ini, kamu harus bisa menemukan tombol Dictate pada menu Home. Beberapa pengguna melaporkan bahwa mereka tidak bisa menemukan tombol tersebut.
Ada beberapa hal yang perlu kamu ingat terkait dengan penggunaan fitur ini:
- Kamu harus sign in ke dalam akun Word dengan langganan Microsoft 365 yang masih aktif.
- Tanpa Microsoft 365, fitur Dictate tidak akan muncul di Office 2016 atau 2019 untuk Windows.
- Fitur ini hanya bekerja di Windows 10 atau edisi selanjutnya.
Mengingat keterbatasan di atas, mungkin beberapa pengguna setia Word tidak bisa memanfaatkan fitur mutakhir ini. Namun jika ternyata kamu memenuhi syarat-syarat yang disebutkan di atas dan tombok Dictate masih tidak muncul, itu artinya kamu belum melakukan aktivasi tombol tersebut.
Berikut cara mengaktifkan tombol Dictate pada menu Word kamu:
- Akses program Word di komputer kamu.
- Buka File.
- Pilih menu General.
- Pastikan bahwa Office Intelligent Services sifatnya aktif, jika belum maka kamu perlu mengaktifkannya.
2. Tombol Dictate Tidak Bisa Diklik
Tombol Dictate muncul pada menu Home-mu, tetapi tombol tersebut ternyata tidak aktif sehingga kamu tidak bisa mengklik tombol itu? Cara pertama yang bisa kamu lakukan untuk mengatasinya adalah memastikan bahwa dokumen Word tersebut statusnya tidak Read-Only. Jika iya, aktifkanlah penyuntingan untuk dokumen tersebut.
Salah satu alasan lainnya yang menyebabkan tombol Dictate tidak bisa diklik adalah karena Word tidak memiliki akses ke microphone yang kamu gunakan. Jika kendalanya disebabkan oleh hal ini, maka yang bisa kamu lakukan adalah:
- Memastikan bahwa microphone kamu tidak digunakan oleh aplikasi yang lain.
- Non-aktifkan program lain yang menggunakan microphone kamu.
- Refresh PC kamu dan seharusnya tombol Dictate sudah aktif.
3. Microphone Tidak Berfungsi
Saat kamu sedang mengetik menggunakan suara, mungkin Word kamu memberikan notifikasi bahwa program tersebut tidak bisa mendeteksi microphone yang kamu pakai, atau menjumpai masalah dengan microphone kamu.
Di dalam kondisi seperti ini, kamu perlu memeriksa apakah microphone yang kamu gunakan sudah terpasang dengan benar. Kamu bisa keluar juga dari program Word untuk memeriksa apakah microphone yang digunakan bekerja. Pengecekan bisa dilakukan di Control Panel atau pengaturan perangkatmu.
Berikut ini merupakan cara untuk mengetes microphone kamu jika menggunakan Windows 11:
- Pastikan jika microphone sudah terpasang dengan baik pada perangkat kamu.
- Pada menu Start, kamu bisa mengklik Setting.
- Pilih System dan langsung menuju ke Sound.
- Pada bagian Input setting carilah Input volume sembari berbicara ke microphone kamu. Kalau bagian tersebut menunjukkan gerakan saat kamu berbicara, artinya microphone kamu aktif.
- Kalau bagian tersebut tidak bergerak, pilih Test your microphone dan langsung mulai pengecekan.
4. Word Tidak Mengetik Apa yang Diucapkan
Kendala lainnya yang akan membuat kamu frustrasi adalah jika kamu sudah memastikan semua syarat untuk menggunakan Dictate terpenuhi, akan tetapi Word sendiri tidak mengetik input suara yang kamu berikan. Kemungkinan kamu akan mendapat notifikasi kalau Word tidak bisa mendengar suaramu.
Jika begini permasalahannya, ada beberapa hal yang bisa kamu lakukan:
- Pastikan bahwa microphone kamu tidak dalam keadaan muted.
- Atur ulang tingkat input dari microphone kamu.
- Pindahlah ke tempat baru yang lebih sunyi karena mungkin lokasimu terlalu bising.
- Kalau kamu menggunakan microphone dari perangkatmu, cobalah menggunakan microphone eksternal.
6. Akurasi Ketikan Rendah
Orang-orang juga sering melaporkan bahwa akurasi ketikan Dictate mereka rendah sehingga banyak error yang muncul pada teks. Kalau kamu sudah melakukan cara mengetik dengan suara di Word dengan benar tapi masih menemukan banyak kesalahan pada teks yang dibuat, berikut beberapa cara untuk meningkatkan akurasimu:
- Pastikan bahwa koneksi internet kamu cepat dan stabil.
- Hindari background noise yang bisa mengganggu input suaramu.
- Coba tingkatkan kejelasan pelafalanmu.
- Periksa microphone yang kamu gunakan apakah perlu diganti.
Tips Agar Mengetik dengan Suara Lancar
Teknologi pengetikan dengan suara jelas menarik minat banyak orang karena kepraktisan yang ditawarkan, serta inklusivitas untuk penyandang disabilitas. Karena teknologi masih relatif baru, orang-orang pun masih banyak yang belajar cara yang terbaik untuk mengoperasikan tool ini.
Coba ikuti beberapa tips berikut agar kamu bisa mengetik dengan lebih leluasa:
1. Memanfaatkan pengaturan diktasi
Pengaturan menu Dictate yang ada di Word harus kamu manfaatkan dengan semaksimal mungkin. Kamu bisa mengganti bahasa yang ingin kamu gunakan di sini. Pastikan jika bahasa tersebut adalah bahasa yang bisa kamu lafalkan dengan jelas.
Selain itu, terdapat fitur Auto Punctuation yang bisa kamu aktifkan. Fitur ini akan menambahkan tanda baca sesuai dengan konteks teksnya secara otomatis. Kamu tidak perlu lagi mendikte Word untuk menambahkan tanda baca secara eksplisit. Akan tetapi, fitur ini hanya tersedia di beberapa bahasa saja.
Pengaturan diktasi ternyata juga bisa menyensor profanity atau bahasa yang sensitif sifatnya. Nantinya kata yang dianggap sensitif akan diganti dengan tanda bintang (***). Fitur ini bermanfaat untuk transkrip wawancara.
2. Memperhatikan kata-kata yang ditandai
Saat mengetik kamu juga perlu memperhatikan kata-kata yang ditandai oleh Word. Biasanya tanda ini akan muncul di bawah kata-kata yang menurut Word mungkin bukan kata yang kamu maksud.
Kamu perlu memeriksa kata-kata tersebut untuk memastikan akurasi ketikan dengan suara yang kamu buat. Word biasanya akan memberikan saran mengenai kata apa yang benar. Tergantung dari situasimu, terkadang kamu perlu mengganti kata yang diberi tanda tersebut.
3. Kehati-hatian dalam preview languages
Terdapat dua jenis bahasa yang didukung oleh Word dalam teknologi pengetikan dengan input suaranya, yaitu Supported Languages dan Preview Languages. Kalau bahasa yang kamu gunakan statusnya supported maka kamu bisa mengharapkan layanan penuh dari teknologi tersebut.
Akan tetapi kalau bahasa yang kamu gunakan statusnya masih preview, kamu harus mengantisipasi error yang akan sering muncul di dalam penggunaannya. Jika status bahasa masih preview, itu artinya Microsoft masih dalam tahap mengembangkan speech recognition untuk bahasa tersebut.Word merupakan program pemrosesan teks yang sudah kita kenal sejak lama. Fitur-fiturnya sudah berkembang sejak pertama kali dikeluarkan dan akan terus berkembang seiring berjalannya waktu.
Kamu bisa mengunjungi Microsoftword.id untuk mendapatkan tools lain di program ini selain belajar cara mengetik dengan suara di Word.