Cara Cepat Menyimpan, Mencadangkan, dan Memulihkan File di Microsoft Word

Microsoft Word menjadi perangkat lunak pengolah kata nomor satu di dunia. Word bahkan lebih populer jika dibandingkan aplikasi pengolah kata lain seperti WPS Office, LibreOffice, Zoho, atau Focus Writer.

Dari banyaknya pengguna Word, beberapa dari mereka mungkin belum mengetahui bahwa ada berbagai cara menyimpan file di Microsoft Word yang bisa dilakukan. Di artikel kali ini, Microsoftword.id akan memberikan penjelasan lengkap tentang cara cepat dan mudah menyimpan, mencadangkan, dan memulihkan file di Microsoft Word. Simak terus pembahasannya di bawah ini.

Menyimpan, Mencadangkan, dan Memulihkan File di Microsoft Office

Berikut ini langkah-langkah yang bisa kamu lakukan untuk melakukan penyimpanan, pencadangan, dan pemulihan file di Word.

1. Menyimpan File Baru

Umumnya, file dari Microsoft Office akan secara otomatis tersimpan di folder default pada hard disk komputer atau laptop. Akan tetapi, kamu selalu bisa menentukan di folder mana file dokumen atau gambar hendak disimpan. Misalnya, di folder lain atau di flashdisk atau cloud. 

Kamu pun bisa mengatur apakah dokumen akan disimpan dalam bentuk .doc, .pdf, atau .rtf. Berikut langkah sederhananya:

1. Tekan Ctrl+S pada keyboard atau pilih menu File, kemudian Save atau Save As.
2. Selain menggunakan menu File, kamu bisa langsung mengklik gambar disket biru di atas menu File di pojok kiri atas Toolbar.
3. Karena file baru dan belum pernah disimpan sebelumnya, akan muncul dialogue box atau kotak untuk menentukan lokasi penyimpanan.
4. Pada kotak dialog tadi, pilih di drive atau folder mana file akan disimpan, nama penyimpanan file, dan tipe file.
5. Setelah sudah, klik Save.

2. Menyimpan Salinan Sebagai File Baru (Simpan Sebagai)

Berikutnya adalah cara menyimpan file di Microsoft Word dari file yang sudah ada. Dengan ini, kamu memiliki dua file yang sama dengan penamaan berbeda. Apabila kamu melakukan perubahan atau mengedit di dokumen salinan, file asli tidak akan berubah. 

Berikut cara menyimpan file salinan sebagai file baru:

1. Tekan F12, atau
2. Klik menu File, kemudian Save As/Simpan Salinan.
3. Secara default, Word akan langsung membuka folder di mana file asli tersimpan dan nama file yang asli. 
4. Pilih folder untuk menyimpan file salinan dan ubah nama file agar berbeda dengan file asli.
5. Terakhir, klik Save.

3. Menyimpan Sebagai Format Lain

Cara menyimpan file di Microsoft Word dalam format lain, misalnya PDF, XPS Document, Plain Text, atau Rich Text Format. Berikut langkah-langkahnya:

1. Pilih menu File di pojok kiri atas.
2. Klik Save As/Simpan Sebagai.
3. Akan muncul kotak dialog. Pilih folder atau lokasi penyimpanan.
4. Beri nama file baru di bagian File Name/Nama File.
5. Di bawah File Name, ubah Save as type/Simpan sebagai tipe ke format yang kamu kehendaki. 
6. Terakhir, klik Save/Simpan.

4. Mencadangkan dan Memulihkan File Anda

Untuk bisa mencadangkan file di Word secara otomatis adalah dengan mengaktifkan Fitur Auto-Save di Microsoft Word.

1. Masuk ke menu File dan pilih Options.
2. Pada panel sebelah kiri, klik Save.
3. Pilih sub menu Save AutoRecover information every dan tentukan berapa menit sekali pencadangan otomatis dilakukan.
4. Centang di kotak bagian Keep the last autosaved version if I close without saving.
5. Terakhir, klik OK.

Setelah ter-setting, pencadangan otomatis akan aktif. Jadi, kamu tiba perlu panik apabila nanti tiba-tiba komputer atau laptop kamu mati saat sedang mengerjakan dokumen. Nah, setelah membuka kembali halaman Word, akan muncul panel Pemulihan Dokumen yang mencantumkan beberapa file.

Apabila kamu tidak yakin file mana yang harus disimpan, lihat di keterangan tanggal dan waktu pembuatan. Jadi, kamu bisa menentukan file mana yang akan disimpan.

5. Menghapus File yang Dipulihkan Yang Tidak Diinginkan

Pada daftar Pemulihan Dokumen, kamu bisa menghapus file-file yang tidak kamu inginkan. Langkahnya cukup cepat dan sederhana:

1. Di samping nama file pada kotak daftar pemulihan, pilih panah yang muncul.
2. Selanjutnya, klik Hapus.
3. Klik, Ya, untuk mengonfirmasikan penghapusan.

Mencadangkan Folder Dokumen, Gambar, dan Desktop dengan OneDrive

Kamu bisa memanfaatkan PC OneDrive untuk menyimpan folder penting mulai dari dokumen, hingga gambar. Dengan menggunakan One Drive, kamu juga bisa mengakses folder tersebut di perangkat lain.

1. Menyiapkan Cadangan Folder PC

1. Pertama, masuk ke perintah untuk memulai panduan cara mencadangkan folder.
2. Selanjutnya, pilih simbol awan putih atau biru pada panduan Windows. 
3. Pilih ikon setting, kemudian klik Pengaturan.
4. Klik menu Cadangkan.
5. Klik Kelola Cadangan.
6. Akan muncul kotak dialog bertuliskan Back up your folders/Cadangkan folder Anda. Pilih folder mana yang akan dicadangkan.
7. Setelah memilih folder, klik kotak biru di bawah kotak bertuliskan Start backup/Mulai cadangan.
8. Setelah file selesai menyinkronkan ke OneDrive, tutup kotak dialog. 
9. Untuk mengetahui proses sinkronisasi folder, pilih Tampilkan kemajuan unggahan

2. Mengakses Folder yang Dicadangkan di Perangkat Apa Pun

Setelah melakukan proses sinkronisasi folder penting ke Onedrive, kamu dapat mengakses folder OneDrive dari perangkat mana pun. Pencadangan dapat dilakukan secara gratis dengan kapasitas maksimal 5 GB. 

Apabila kamu harus mencadangkan folder dengan ukuran lebih besar, maka kamu bisa mendapatkan 1 TB dengan berlangganan Microsoft 365.

Itu tadi pembahasan lengkap cara menyimpan file di Microsoft Word mulai dari menyimpan file baru, menyimpan salinan sebagai file baru, menyimpan dengan format lain, serta mencadangkan dan memulihkan file.

Semoga bermanfaat!