Apa pentingnya mengetahui cara menggunakan Microsoft Word? Tidak lain karena proses membuat proposal, laporan, tugas, dan aktivitas tulis-menulis lainnya akan selalu menggunakan perangkat lunak atau aplikasi pengolah kata, Microsoft Word.
Oleh sebab itu, mengetahui dan mempelajari penggunaan Microsoft Word secara detail layaknya seorang profesional sangatlah penting buat kamu, apa pun profesinya—pelajar, mahasiswa, karyawan, bahkan pemilik bisnis.
Sekilas Tentang Microsoft Word
Sebelum mencari tahu tentang bagaimana cara menggunakan perangkat lunak ini, ada baiknya kamu mengetahui sedikit sejarah, fungsi, dan bagian-bagian Microsoft Word.
Sejarah dan Fungsi
Pertama kali rilis di tahun 1983, Microsoft Word diperkenalkan ke publik dengan nama Multi-Tool Word oleh Microsoft, perusahaan pengembang perangkat lunak (software) berbasis di Amerika.
Saat itu, perangkat lunak ini hanya dapat dijalankan pada sistem Xenix. Namun, seiring perkembangannya, Multi-Tool Word juga dapat digunakan pada sistem operasi lain, seperti DOS, Apple Macintosh, OS/2, IBM, dan Microsoft Windows.
Tampaknya, Microsoft mampu mempertahankan kepopuleran Multi-Tool Word hingga sekarang dan umum dikenal dengan Microsoft Word. Sesuai dengan tujuannya dibangun, yaitu word processing software atau perangkat lunak pengolah kata, fungsi Microsoft Word pun masih berhubungan dengan hal tersebut. Apa saja? Berikut ini fungsinya.
- Membuat dokumen berupa surat, laporan, tugas, cerpen, dan sebagainya
- Mengedit dokumen
- Menyimpan dokumen
- Menyisipkan gambar, tabel, diagram, dan lain-lain
- Mencetak dokumen.
Mengenal Bagian-Bagian di Microsoft Word
Hal penting lain yang perlu diketahui agar bisa menggunakan Microsoft Word secara profesional adalah detail bagian software itu sendiri. Berikut adalah tampilan bagian Microsoft Word yang umum ditemui.
- Bagian atas: Quick Access Toolbar, Title Bar, Window Management, Tab Menu, Tab Management, Ribbon, dan Horizontal Ruler.
- Bagian samping: Vertical Ruler dan Vertical Scroll Bar.
- Bagian tengah: Workspace atau Lembar Kerja.
- Bagian bawah: Horizontal Scroll Bar, Status Bar dan Page View
13 Cara Menggunakan Microsoft Word
Menggunakan Microsoft Word akan jadi lebih mudah jika kamu mengikuti ketiga belas cara di bawah ini.
1. Membuka Microsoft Word
Hal pertama yang harus bisa kamu lakukan adalah membuka aplikasi pengolahan kata ini. Caranya adalah sebagai berikut.
- Cari tombol “start” di bagian bawah tampilan layar komputer.
- Klik satu kali.
- Cari ikon Microsoft Word. Lalu, klik ikon tersebut.
- Lanjutkan dengan mengeklik “blank document” atau ikon kertas putih.
Selain cara di atas, kamu juga bisa memulai Microsoft Word melalui tombol “search”.
- Cari tombol “search” atau ikon kaca pembesar di bagian kiri bawah tampilan layar komputer.
- Klik ikon tersebut. Lalu, ketik Microsoft Word.
- Klik ikon Microsoft Word yang tampil di layar hasil pencarian.
- Klik “blank document” untuk mulai menulis.
2. Membuat Dokumen Baru Microsoft Word
Sudah berhasil membuka aplikasi Microsoft Word dan sedang menulis di lembar kerja, tetapi kamu ingin membuat dokumen baru? Kamu bisa menggunakan cara ini.
- Klik “File” dari Tab Menu
- Cari “New Document”. Lalu, klik.
Cara lainnya adalah dengan menekan tombol “Control (CTRL) + N” secara bersamaan. Program akan langsung membuka lembar kerja baru untuk kamu gunakan.
3. Membuka File Tersimpan di Microsoft Word
Cara ketiga ini digunakan bila kamu ingin melanjutkan pekerjaan yang sebelumnya kamu kerjakan atau kamu ingin mengedit dokumen yang sudah tersimpan. Untuk itu, kamu hanya perlu membuka ulang file yang dimaksud.
- Klik “File” dari Tab Menu.
- Cari “Open”. Lalu, klik.
- Pilih dokumen sesuai folder penyimpanan dan klik dokumen yang diinginkan.
- Klik tombol “Open”
Tips: Kamu juga bisa mengeklik ganda (double click) pada dokumen tanpa harus menekan tombol “Open”.
4. Memilih Ukuran Kertas
Ada banyak ukuran kertas tersedia, mulai dari A4, A5, letter, legal, hingga custom. Kamu sewaktu-waktu tentu perlu mengubahnya sesuai kebutuhan penulisan.
- Mulailah dengan mencari “Page Layout” pada Tab Menu.
- Klik dan pilih “Size”.
- Pilih ukuran kertas yang sesuai dengan kebutuhan kamu, misal A4, Letter, Legal, dan lain-lain.
- Klik pada pilihan yang diinginkan. Lalu, kertas pada lembar kerjamu akan berubah secara otomatis.
Jika ingin mengubah ukuran kertas pada halaman tertentu saja, kamu tetap bisa lakukan cara di atas, tetapi dengan memilih teks pada halaman yang akan diubah terlebih dahulu. Jangan lupa diakhiri dengan mengikuti perintah berikut ini.
“Terapkan ke 🡪 Teks yang dipilih 🡪 OK”
5. Mengatur Margin
Secara umum, margin diartikan sebagai batas di lembar kerja yang berfungsi sebagai pemberi jarak pada tepi dokumen. Untuk mengatur jarak ini, kamu bisa mengikuti langkah berikut.
- Klik “Page Layout” pada Tab Menu.
- Pilih “Margin”.
- Klik “Custom Margins”.
- Isi ukuran margin pada kolom tersedia.
6. Mengubah Orientasi Kertas
Microsoft Word menawarkan dua jenis orientasi kertas, yaitu portrait dan landscape. Perbedaan dari keduanya adalah tampilan cetak huruf pada kertas. Jika portrait, dokumen akan tercetak memanjang ke bawah. Sementara, landscape memanjang ke samping.
Untuk mengubah orientasi kertas ini, kamu hanya perlu melakukan hal berikut.
- Klick “Page Layout”.
- Pilih “Orientation”, letaknya berada di antara “Margins” dan “Size”.
- Klik orientasi kertas yang diinginkan
7. Mengubah Jenis dan Ukuran Font
Mulai dari Times New Roman, Cambria, Calibri, hingga Malgun Gothic adalah sederet opsi huruf, atau lebih dikenal dengan font, yang disediakan oleh Microsoft Word. Kamu bisa memilihnya melalui “Home” dan klik jenis font yang diinginkan.
Selain jenis, font juga bisa diatur ukurannya. Kamu bisa menggunakan ukuran 12, 14, 20, dan sebagainya sesuai kebutuhan. Makin besar angka font, makin besar ukuran huruf di lembar kerja, pun begitu sebaliknya.
Sama dengan jenis sebelumnya, ukuran font bisa dipilih melalui Tab Menu “Home” dan klik ukuran huruf.
Agar cara menggunakan Microsoft Word-mu makin terlihat profesional, kamu juga harus mampu mengubah jenis dan ukuran font tertentu dalam sebuah lembar kerja, yakni dengan memilih tulisan yang akan diubah terlebih dahulu dan baru mengikuti langkah di atas.
8. Mengatur Jarak Antarbaris
Jarak atau spasi antarbaris bisa kamu atur dengan cara berikut ini.
- Blok paragraf yang diinginkan.
- Klik “Home” di Tab Menu.
- Klik “Line and Paragraph Spacing”. Bagian ini ditandai dengan ikon paragraf dan panah mengarah ke atas dan ke bawah di sampingnya.
- Pilih jarak yang diinginkan, misal single (1.0), double (2.0), 2.5, 3.0, 3.5, dan seterusnya.
Makin besar angka yang kamu pilih, makin jauh jarak tiap baris di dalam paragraf.
9. Menyisipkan Gambar, Tabel, dan Diagram
Untuk menunjang tulisan dengan akurasi data, Microsoft Word juga menawarkan fitur insert pictures, tables, dan diagrams.
Langkah menyisipkan gambar.
- Pergi ke Tab Menu dan cari “Insert”.
- Klik “Pictures”.
- Pilih gambar atau foto yang diinginkan.
Langkah menyisipkan tabel.
- Klik “Insert” di Tab Menu.
- Klik “Table”.
- Masukkan angka sesuai jumlah kolom dan baris yang dibutuhkan.
Langkah menyisipkan diagram.
- Pergi ke Tab Menu dan klik “Insert”.
- Pilih “Chart”.
- Klik jenis diagram yang akan digunakan, contoh Column, Line, Pie, dan lainnya.
- Microsoft Word akan menampilkan pop-up Microsoft Excel yang harus kamu isi sesuai data yang digunakan.
10. Membuat Halaman, Header, dan Footer
Untuk kerapian dokumen, kamu juga akan membutuhkan halaman. Sementara itu, header dan footer berfungsi sebagai informasi atau catatan tambahan dari isi tulisan per halaman. Sesuai sebutannya, letak kedua item ini berada di atas dan di bawah ukuran margin dokumen yang ditetapkan.
Menampilkan halaman, header, dan footer dimulai dengan mengeklik “Insert” pada Tab Menu. Selanjutnya, kamu akan melihat pilihan “Header”, “Footer”, dan “Page Number” pada bagian kiri atas tampilan. Klik dan pilih sesuai kebutuhan.
Dari Tab Menu tersebut, kamu bisa pula mengedit atau me-remove halaman, header, dan footer yang tidak sesuai.
11. Menyimpan Dokumen
Jangan pernah lupakan cara menyimpan dokumen di Microsoft Word! Kamu akan mengalami kesulitan jika lupa menyimpan hasil pekerjaan. Pasalnya, kamu mungkin harus mengulang semua pekerjaan dari awal.
Untuk menyimpan dokumen di Microsoft Word, kamu hanya perlu melakukan langkah berikut.
- Pergi ke “File” di Tab Menu.
- Klik “Save” atau “Simpan”.
- Isi nama dokumen sesuai keinginan.
- Cari folder yang ingin kamu gunakan untuk menyimpan dokumen.
- Klik “Save”.
Tips agar pekerjaan tetap tersimpan dengan baik selama pengetikan adalah menekan tombol CTRL + S sesering mungkin.
12. Mencetak Dokumen
Hal yang tidak kalah penting saat mempelajari cara menggunakan Microsoft Word adalah bagaimana mencetak dokumen yang sudah diselesaikan.
- Klik “File” pada opsi Tab Menu.
- Pilih “Print” atau “Cetak”.
- Tinjau halaman yang akan dicetak. Jika semua halaman, pilih “All”. Namun, bila hanya halaman tertentu saja, kamu hanya perlu mengetik nomor halaman pada tempat yang disediakan.
Langkah cepat lainnya adalah kamu bisa menekan tombol Control + P secara bersamaan. Lalu, ikuti langkah yang sudah dijabarkan sebelumnya.
13. Menutup Microsoft Word
Terakhir adalah menutup dokumen di Microsoft Word. Kamu bisa mengikuti cara berikut.
- Arahkan tetikus ke kanan atas sampai melihat tanda silang merah.
- Klik ikon tersebut. Lalu, dokumen sudah langsung tertutup bila tidak ada lagi yang harus disimpan.
Kamu juga bisa menggunakan Tab Menu pada opsi “File” dan pilih “Close”. Selain itu, pakai shortcut (CTRL + W) juga bisa dilakukan. Nah, jika butuh shortcut lain, kamu sebaiknya teruskan membaca sampai selesai.
Kumpulan Shortcut Penting Microsoft Word
Selain cara menggunakan Microsoft Word di atas, kamu perlu juga mempelajari beberapa shortcut yang umum digunakan. Sebagai informasi, shortcut adalah cara cepat dalam memberi perintah untuk suatu program komputer.
Di Microsoft sendiri, para profesional biasa menggunakan beberapa perintah berikut.
- Control + A digunakan untuk memilih semua teks di lembar kerja.
- Control + C digunakan untuk menyalin teks yang dipilih.
- Control + V digunakan untuk menempelkan teks yang disalin.
- Control + S digunakan untuk menyimpan dokumen.
- Control + N digunakan untuk membuat dokumen baru.
- Control + O digunakan untuk membuka dokumen yang disimpan.
- Control + U digunakan untuk menggaris bawahi teks.
- Control + B digunakan untuk menebalkan teks.
- Control + I digunakan untuk membuat huruf cetak miring.
- Control + E digunakan untuk membuat teks rata tengah.
- Control + L digunakan untuk membuat teks rata kiri.
- Control + R digunakan untuk membuat teks rata kanan.
- Control + J digunakan untuk membuat teks rata kanan-kiri.
- Control + F digunakan untuk mencari kata tertentu di lembar kerja.
- Control + Z digunakan untuk membatalkan perintah sebelumnya.
- Control + Y digunakan untuk mengulang perintah yang dibatalkan.
- Control + W digunakan untuk menutup dokumen.
Untuk melakukannya, kamu hanya perlu menekan tombol Control (CTRL) dan “huruf khusus” sesuai kebutuhan perintah.
Penutup
Itulah tadi 13 cara menggunakan Microsoft Word lengkap yang bisa kamu pelajari. Jangan lupa praktikkan juga beragam shortcut-nya. Agar lebih maksimal, kamu bisa mencari-cari informasi lengkap seputar Microsoft Word di Microsoftword.id. Dengan demikian, kamu akan jadi lebih mahir. Selamat bekerja!