Tahukah kamu, apa fungsi kop surat yang sesungguhnya? Sejatinya, ada berapa jenis kop surat yang sering digunakan? Bagaimana cara membuat kop surat di Word kalau belum punya template-nya?
Kop surat merupakan bagian penting dari surat resmi. Dengan adanya kop surat, penerima surat bisa memastikan bahwa surat yang diterima asli atau palsu dan mengetahui dari mana surat tersebut berasal.
Nah, artikel ini akan membahas lebih lanjut tentang seluk-beluk kop surat, termasuk fungsi, jenis-jenisnya, dan cara membuat kop surat di word. Simak sampai selesai, ya!
Pengertian Kop Surat
Kop surat adalah format yang digunakan dalam surat resmi untuk menunjukkan identitas pengirim dan citra perusahaan, lembaga, badan, organisasi atau instansi yang profesional.
Sedangkan menurut KBBI, kop surat adalah informasi penting berupa nama, alamat, dan nomor kantor dari suatu lembaga, badan usaha, dan sebagainya. yang ada di bagian atas surat. Kop surat tersebut bisa menjadi acuan resmi tidaknya sebuah surat.
Umumnya, letak kop surat berada di bagian paling atas dari surat resmi, sebelum tanggal pembuatan surat. Kop surat ini harus mengandung bagian-bagian utama berikut:
- Nama perusahaan, instansi, lembaga, atau organisasi
- Logo perusahaan, instansi, lembaga, atau organisasi
- Alamat dan kode pos
- Nomor telepon dan faximile
- Alamat email atau website/ situs
Selain bagian-bagian utama yang harus ada, kop surat juga harus memiliki struktur yang benar agar penerima yakin bahwa surat tersebut asli dan resmi. Berikut hal-hal yang harus diperhatikan saat menyusun kop surat:
- Memuat bagian-bagian yang sudah disebutkan di atas.
- Penulisan nama instansi, perusahaan, organisasi, atau lembaga harus menggunakan huruf kapital.
- Nama instansi, nomor telepon, dan nama jalan harus lengkap, tidak boleh disingkat.
- Khusus untuk surat niaga, nomor izin usaha, nama bank, dan bidang kegiatan/ jenis usaha juga perlu dicantumkan.
- Wajib menggunakan huruf kapital pada setiap huruf awal penulisan kata nomor telepon, website, dan email.
Fungsi Kop Surat
Mengapa kop surat harus berisi informasi yang benar dan berstruktur baik? Alasannya, karena kop surat memiliki fungsi sebagai berikut:
1. Alat pengenal
Keberadaan nama, logo, alamat, maupun informasi lainnya dalam kop surat menunjukkan identitas perusahaan, lembaga, organisasi, atau instansi, sekaligus menjadi penanda jika surat tersebut resmi.
2. Alat penyebar informasi
Kop surat yang berisi informasi lengkap perusahaan dan terstruktur akan memudahkan penerima untuk menindaklanjuti atau menghubungi perusahaan langsung.
3. Alat iklan
Secara tidak langsung, kop surat akan mengarahkan penerima untuk mengecek website atau sosial media resmi perusahaan. Jadi, kop surat bisa jadi sarana iklan untuk menyebarkan identitas perusahaan.
Jenis-Jenis Kop Surat
Menurut penggunaannya, terdapat dua jenis kop surat, yaitu:
1. Kop surat resmi
Kop surat resmi biasanya digunakan untuk surat yang dikirimkan oleh instansi, sekolah, perusahaan, atau universitas. Biasanya dilengkapi dengan logo di bagian samping kiri.
2. Kop surat tidak resmi
Umumnya, surat tidak resmi hanya mencantumkan informasi singkat, seperti alamat email dan nomor telepon di bagian kop surat. Sedangkan di bagian samping, tidak tercantum logo pengirim surat.
Cara Membuat Kop Surat di Word
Dulu, pembuatan kop surat masih merepotkan dan menyulitkan karena diketik manual menggunakan mesin tik. Pembuatan satu kop surat, bisa memakan waktu lama karena harus mengukur kertas dan memperhitungkan jumlah huruf maupun spasi.
Kini setelah penggunaan komputer semakin masif, membuat kop surat jadi lebih mudah dan singkat. Kamu bisa menggunakan software Microsoft Word dan memanfaatkan fungsi header. Untuk lebih jelasnya, mari kita bahas berbagai cara membuat kop surat di word secara lengkap.
Membuat Kop Surat Manual di Microsoft Word
Cara membuat kop surat di Word yang pertama adalah dengan memanfaatkan fungsi header. Yaitu, fitur pada bagian atas dokumen yang dapat digunakan untuk mengatur dan menginput semua informasi dalam pembuatan kop surat.
Begini langkah-langkah membuat kop surat menggunakan header secara manual:
- Buka dokumen Word baru atau dokumen yang akan diberi kop surat.
- Klik “Insert” pada tab menu, kemudian pilih “Header”.
- Jika ingin menambahkan atau mengatur kop surat secara manual, kamu bisa pilih “Blank Header”.
- Akan muncul garis putus-putus di atas dokumen. Artinya, header sudah aktif dan bisa digunakan mendesain kop surat.
- Masukkan tulisan, gambar, dan elemen-elemen lainnya yang dibutuhkan, kemudian atur posisinya.
- Tambahkan garis bawah pembatas kop surat dengan cara klik tab menu “Insert“, pilih “Shapes“, dan pilih “Garis Lurus“.
- Jika kamu ingin menambah ketebalan garis, gunakan pengaturan di tab menu “Format”, pilih “Shape Outline”, kemudian atur menggunakan “Weight”.
- Kop surat siap digunakan.
Kelemahan membuat kop surat di Word secara manual: Space terkadang tidak rapi dan pengaturannya sedikit sulit.
Membuat Kop Surat Menggunakan Tabel Microsoft Word
Cara membuat kop surat di Word yang kedua masih dengan memanfaatkan fungsi header. Namun, cara ini lebih mudah diatur dan hasilnya lebih rapi. Berikut langkah-langkah pembuatan kop surat menggunakan tabel di Word:
- Buka dokumen Word baru atau dokumen yang akan diberi kop surat.
- Klik tab menu “Insert”, pilih “Header”, kemudian klik “Blank Header”
- Setelah muncul garis putus-putus di bagian atas dokumen sebagai penanda header aktif, letakkan kursor di atas header.
- Langkah selanjutnya, buat tabel dengan klik tab menu “Insert” lagi, kemudian pilih “Tabel”.
- Masukkan jumlah tabel yang kamu inginkan, kemudian atur lebar dan tingginya sesuai kebutuhan.
- Masukkan elemen kop surat, seperti logo, nama instansi/ perusahaan, dan informasi lainnya ke dalam tabel.
- Setelah semua informasi kop surat selesai dimasukkan, buat tabel jadi transparan dengan cara klik tab menu “Home”, pilih ikon “Border” yang ada di kolom “Paragraph”, kemudian klik “No Border”.
Membuat Kop Surat Menggunakan Template Microsoft Word
Cara membuat kop surat di Word yang terakhir adalah dengan memanfaatkan template. Sebenarnya template gratis kop surat sudah ada di semua versi Microsoft Word. Namun, fitur bawaan kop surat Microsoft Word ini jarang digunakan karena pengaturannya sudah default.
Nah, jika kamu tertarik menggunakan template gratis dari Microsoft Word untuk membuat kop surat, begini caranya:
- Pertama, buka dokumen Word baru atau dokumen yang akan diberi kop surat.
- Klik tab menu “File” yang ada di sudut paling kiri layar dokumen.
- Klik “New”, kemudian pilih kategori “Letters”. Jika kamu tidak menemukan kategori “Letters” pada layar “New”, kamu bisa klik “More Template” untuk mendapatkan pilihan kategori template yang lebih banyak.
- Pilih template yang sesuai dengan kebutuhan kamu, kemudian klik “Create”.
- Sesuaikan template dengan kebutuhan kamu. Setelah selesai, kop surat siap digunakan.
Cara Membuat Kop Surat di Word untuk Berbagai Versi Microsoft Word
Dalam proses pembuatan kop surat, fitur header di Microsoft Word memang solusi terjitu. Selain cepat, kop surat resmi yang sudah dibuat juga dapat digunakan berkali-kali.
Lantas, apakah cara membuat kop surat di Word dengan memanfaatkan fitur header ini sama untuk semua versi Microsoft Word? Ada sedikit perbedaan cara membuat kop surat di Word untuk Microsoft Word 2007, 2010, dan 2013.
Untuk lebih jelasnya, berikut langkah-langkah membuat kop surat untuk masing-masing versi Microsoft Word:
Membuat Kop Surat di Microsoft Word 2007
Microsoft word versi 2007 ini merupakan software yang paling umum digunakan, terutama di perangkat PC instansi atau lembaga tertentu. Berikut cara membuat kop surat di Word menggunakan Microsoft Word versi 2007:
- Buka Microsoft Word versi 2007 di perangkat PC atau laptop kamu.
- Masuk atau klik tab menu “Insert”, kemudian klik pada sub menu “Header & Footer”, dan pilih “Header”.
- Pilih “Blank”. Setelah muncul header pada dokumen, tekan Ctrl + E untuk meratakan ke tengah.
- Masukkan informasi perusahaan atau instansi kamu.
- Sisipkan logo dengan menu “Picture” dan sesuaikan ukurannya.
- Klik “Save” agar template kop surat Microsoft Word versi 2007 kamu tersimpan.
Membuat Kop Surat di Microsoft Word 2010
Berikut langkah-langkah yang bisa kamu lakukan untuk membuat kop surat dengan Microsoft Word versi 2010:
- Buka software Microsoft Word versi 2010 di perangkat PC atau laptop.
- Buat dokumen baru dan atur ukuran kertas serta margin sesuai kebutuhan surat resmi.
- Klik dua kali pada bagian atas dokumen yang telah kamu buat, kemudian masuk tab menu “Header & Footer”.
- Aktifkan pilihan “Different First Page”.
- Buat posisi teks berada di tengah header Microsoft Word 2010 kamu dengan memanfaatkan fitur “Align Center” yang ada di tab menu “Home”.
- Masukkan informasi lengkap kop surat, meliputi nama perusahaan/ instansi, alamat, nomor telepon, email, dan keterangan lainnya.
- Gunakan sub menu “Insert” dan pilih “Picture” untuk menyisipkan logo perusahaan di bagian paling kiri header, kemudian atur posisi logo.
- Pilih sub menu “Home” dan pilih “Border and Shading” yang ada di tool “Paragraph” untuk membuat garis pembatas di bagian bawah informasi perusahaan/ header. Atur jenis dan ketebalan garis sesuai kebutuhan.
- Klik “Save” untuk menyimpan template kop surat yang sudah kamu buat.
Membuat Kop Surat di Microsoft Word 2013
Begini cara membuat kop surat di Word apabila kamu menggunakan Microsoft Word versi 2013:
- Buka software Microsoft Word versi 2013 di perangkat PC atau laptop.
- Buat dokumen baru dan atur ukuran kertas serta margin sesuai kebutuhan surat resmi.
- Klik sub menu “Insert” dan pilih “Header”. Gulir ke bawah untuk memilih tipe header yang kamu inginkan.
- Setelah header muncul, klik kembali sub menu “Design” dan beri tanda centang pada pilihan “Different First Page”.
- Masukkan informasi lengkap kop surat, meliputi nama perusahaan/ instansi, alamat, nomor telepon, email, dan keterangan lainnya. Atur teks agar berada di posisi tengah dengan cara klik sub menu “Home” dan pilih “Align Center”.
- Klik kembali sub menu “Insert” dan pilih “Picture” untuk menyisipkan logo perusahaan di bagian paling kiri header. Atur posisi logo agar sejajar dengan informasi perusahaan di dalam header.
- Buat garis pembatas antara kop surat dengan badan surat. Pilih sub menu “Home” dan pilih “Border and Shading” yang ada di tool “Paragraph” untuk membuat garis pembatas di bagian bawah informasi perusahaan/ header.
- Selain “Border and Shading”, kamu juga bisa membuat garis pembatas dengan cara klik sub menu “Insert”, kemudian klik “Shapes”, dan pilih “Line” (Garis berbentuk miring).
- Atur jenis dan ketebalan garis sesuai kebutuhan, kemudian klik “Save” untuk menyimpan template kop surat.
Nah, demikian cara membuat kop surat di word yang praktis dan mudah di berbagai versi Microsoft Word. Jangan lupa kunjungi website Microsoftword.id untuk dapatkan ilmu tentang Microsoft Word yang lainnya, ya!