Sering bikin undangan, pemberitahuan, atau surat resmi beserta amplopnya untuk penerima yang berbeda-beda? Nggak perlu repot mengetik satu-persatu. Kamu bisa belajar cara menggunakan mail merge di Word supaya bisa menulis banyak dokumen tanpa repot. Kamu pun bisa jadi lebih pro dalam hal menggunakan Word di kampus atau tempat kerja.
Apa Itu Mail Merge?
Sebelum kamu memulai, ketahui dulu: apa sih fungsi mail merge?
Fitur mail merge membantumu membuat dokumen dalam jumlah banyak untuk penerima yang berbeda. Kamu tinggal membuat formatnya dan dokumen tersebut bisa langsung memuat nama serta alamat orang-orang yang sudah kamu buat daftarnya. Contohnya adalah surat resmi beserta amplopnya, undangan, dan pengumuman.
Mail merge memiliki dua fitur utama, yaitu:
– Data Source
Data source adalah file berisi data yang akan kamu masukkan ke setiap dokumen. Contohnya adalah daftar nama penerima beserta alamat lengkap, nomor telepon, dan alamat email mereka. Data source ini berasal dari file Excel atau Outlook.
– Dokumen Utama
Dokumen utama adalah format yang sudah kamu buat sebagai patokan. Kamu tinggal memasukkan data-data dari file data source untuk melengkapinya.
Ketika belajar cara menggunakan mail merge di Word, kamu harus membiasakan diri dengan dua fitur utama ini. Jika sudah paham, membuat dokumen jenis apa pun akan sangat mudah. Cukup membuat format dokumen utama dan membuat daftar data yang hendak kamu gunakan.
Manfaat Menggunakan Mail Merge
Kenapa kamu harus tahu cara menggunakan mail merge di Word?
Inilah beberapa manfaatnya:
– Memudahkan Komunikasi Massal
Berbagai bidang kerja atau profesional membutuhkan komunikasi massal dalam bentuk tertulis. Mail merge membantu kamu membuat dokumen yang menjadi sarana komunikasi dengan cepat, praktis, dan minim kesalahan.
– Efisiensi Kerja
Mail merge adalah sarana untuk meningkatkan efisiensi dalam pekerjaan, terutama terkait waktu, tenaga, dan biaya. Kamu bisa menyelesaikan dokumen atau korespondensi dengan cepat dan menggunakan sisa waktu serta tenaga untuk mengurus aspek pekerjaan lain.
– Mengurangi Risiko Kesalahan
Mengetik banyak dokumen seperti surat, lengkap dengan nama dan alamat penerima berbeda, rawan kesalahan. Kamu bisa kehilangan fokus atau keliru menyalin detail penting. Dengan mail merge, kamu bisa membuat data source sebagai patokan agar kegiatan menyalin informasi ini bebas kesalahan.
– Menciptakan Konsistensi dalam Komunikasi Tertulis
Tahukah kamu kalau konsistensi adalah salah satu unsur terpenting dalam komunikasi tertulis? Dengan mail merge, kamu bisa memastikan bahwa setiap dokumen memiliki gaya bahasa dan penulisan yang sama. Kamu juga bisa mengurangi salah cetak dan hal-hal lain yang tidak konsisten.
Konsistensi juga penting dalam menjaga reputasi bisnis serta meningkatkan kepercayaan penerima terhadapmu.
Langkah Menggunakan Mail Merge di Word
Jika kamu sudah punya data source, kamu bisa langsung menjajal cara menggunakan mail merge di Word. Berikut langkah-langkahnya:
1. Buka Fungsi Mail Merge
Buka Word, lalu pilih menu Mailing > Start Mail Merge. Klik untuk melihat pilihan formatnya.
2. Pilih Jenis Dokumen
Setelah mengeklik Start Mail Merge, kamu akan melihat pilihan jenis dokumen seperti surat, email, amplop, dan label. Pilih satu yang kamu butuhkan.
3. Tulis Naskah Dokumen
Kamu akan melihat halaman Word yang mendukung jenis dokumen pilihanmu. Buatlah format dokumenmu sesuai kebutuhan.
4. Pilih Data untuk Dokumen
Setelah format dokumen selesai dibuat, klik menu Mailings > Select Recipients. Jika kamu sudah punya daftarnya, klik Use an Existing List. Pilih file yang sudah kamu simpan, lalu klik Open. Kamu akan melihat kotak dialog Open Workbook.
5. Isi Detail pada Dokumen
Gunakan daftar data yang sudah kamu pilih untuk mengisi bagian-bagian pada dokumen menggunakan Open Workbook. Caranya, tentukan cell range pada dokumen Excel yang sudah kamu pilih untuk mengisi dokumenmu, misalnya A1 : C5, sesuai informasi di dalam tabel. Klik OK.
6. Rapikan Tata Letak Dokumen
Klik bagian yang hendak kamu isi dengan data di dokumen Word sampai garis kursornya muncul. Setelah itu, klik menu Insert Merge Field di bagian atas Word. Pilih bagian pada dokumen yang hendak kamu isi dengan informasi dari tabel. Ulangi untuk semua bagian pada dokumen yang butuh diisi.
Setelah mencoba cara menggunakan mail merge di Word, jangan lupa mengecek hasilnya sebelum mengirimkan atau mencetaknya. Caranya, klik menu Preview Results di bagian atas Word.
Cara Bikin Data Source List untuk Mail Merge
Ketika belajar cara menggunakan mail merge di Word, kamu juga harus membuat daftar datanya. Daftar inilah yang akan menjadi rincian dokumenmu. Dalam contoh ini, kamu akan menggunakan program Excel untuk membuat data berisi nama, alamat lengkap, dan nomor telepon.
Begini langkah-langkahnya:
1. Buka Fungsi Mail Merge
Buka Word, lalu pilih menu Mailing > Start Mail Merge.
2. Pilih Jenis Dokumen
Setelah mengeklik Start Mail Merge, kamu bisa memilih jenis dokumen seperti surat dan email. Tulis dokumenmu sesuai kebutuhan.
3. Buat Data Baru
Setelah format dokumen selesai dibuat, klik menu Mailings > Select Recipients. Kali ini, pilih Create a New List. Kamu akan melihat tabel Excel muncul. Buat baris dan kolom sesuai informasi yang akan kamu masukkan seperti Nama, Alamat, dan Nomor Telepon.
4. Simpan Data
Setelah tabelmu selesai, simpan sebagai file Excel untuk sumber data. Gunakan cara menggunakan mail merge di Word sebelumnya untuk memasukkan informasi dari data tersebut ke dokumenmu.
Cara Menyimpan atau Menggunakan File Mail Merge
Setelah menggarap dokumen dengan mail merge, saatnya kamu menyimpan atau menggunakannya sesuai kebutuhan. Kamu harus memilih menu Finish & Merge dulu sebelum mendapat tiga pilihan, yaitu:
1. Edit Individual Document
Dalam pilihan ini, kamu bisa membagi-bagi dokumen menjadi beberapa versi yang sama tetapi dengan detail berbeda. Misalnya, jika kamu membuat dokumen berisi surat resmi dengan 50 data nama penerima, file surat kamu akan tersimpan di folder komputer sebanyak 50 versi.
2. Print
Jika kamu ingin langsung mencetak dokumen tanpa menyimpannya dulu, silakan langsung klik Print. Format untuk mencetak mengikuti tampilan dokumen Word. Jadi, pastikan kamu menyesuaikan ukuran dan jenis kertas untuk mencetak agar hasilnya rapi. Jika kamu hendak mencetak amplop, misalnya, jangan lupa memilih ikon amplop sebagai format cetak.
3. Send E-Mail Messages
Bagaimana jika kamu memilih untuk mengirimkan dokumen lewat e-mail, bukan dicetak dulu? Tinggal klik pilihan Send E-Mail Messages. Kamu tinggal mengirimkan dokumen sesuai keinginan. Proses ini akan lebih mudah jika kamu menghubungkan Word dengan Outlook, misalnya.
Penutup
Membuat banyak dokumen sekaligus untuk penerima berbeda kini tidak lagi merepotkan. Cukup dengan fitur mail merge, kamu bisa menciptakan media komunikasi massal tertulis dengan lebih efisien dan hemat waktu serta biaya.
Yuk, pelajarai cara menggunakan mail merge di Word ini, dan buat dirimu semakin terlihat profesional di tempat kerja.