Apakah kamu sering diberikan tugas membuat absen? Jika iya, kamu harus tahu cara membuat absen di Word. Microsoft Word ternyata juga bisa membuat daftar hadir jadi tidak hanya Microsoft Excel yang bisa membuatnya.
Absensi atau daftar hadir biasa diperlukan untuk bukti kedatangan seseorang dalam suatu kegiatan, acara, atau masuk kerja. Dulu, absensi ini dikerjakan secara manual, tetap sekarang lebih cepat jika menggunakan bantuan komputer.
Umumnya, ada dua aplikasi yang dapat dilakukan dalam membuat absen, yaitu Microsoft Excel dan Microsoft Word. Kedua aplikasi ini bisa diakses dengan mudah dan gratis sehingga pengguna bisa membuatnya kapan saja. Namun, bagi yang baru pertama kali menggunakannya, terkadang masih bingung untuk melakukannya.
Cara Membuat Absen di Word
Cara membuat daftar hadir ternyata bisa dilakukan hanya melalui Microsoft Word. Adapun langkah membuat absen ini lebih mudah dibandingkan menggunakan aplikasi Microsoft Excel.
Namun, perlu digarisbawahi cara ini efektif dilakukan jika membuat absen dengan jumlah karyawan yang tidak terlalu banyak.
1. Cara Membuat Absen di Word Pakai Tabel.
Adapun langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:
- Buka Microsoft Word
- Tuliskan judul dari absensi yang hendak kamu buat agar tidak tercampur dengan data absen lainnya.
- Setelah itu, pergi ke menu Insert dan klik Table.
- Di bagian Table Size, kamu bisa mengatur banyaknya kolom yang akan dibuat di bagian Number of Columns. Untuk menambahkan baris, juga bisa diatur di Number of Rows.
- Sesuaikan jumlah kolom sesuai kebutuhan. Jika sudah, klik OK.
- Kamu juga bisa menggabungkan dua kolom atau lebih. Caranya dengan meletakkan kursor di tabel. Lalu, klik Eraser dan pilih menu Table Tools. Hapus garis yang menjadi pembatas antara kolom yang ingin digabung. Biasanya penggabungan kolom ini diperlukan supaya muat untk memasukkan keterangan tambahan.
- Jika sudah muncul kolom tabelnya, tinggal kamu isi kolomnya sesuai kebutuhan. Umumnya seperti pemberian nama, jam masuk, jam keluar kantor, dan tanda tangan.
- Kamu juga perlu mengatur lebar dari tiap kolom agar sesuai. Contoh, untuk kolom nama umumnya lebih lebar karena ditulis nama panjang.
- Jika sudah selesai, tinggal klik save.
- Print daftar hadir tersebut.
2. Cara Mengatur Absen di Word Agar Menarik
Jika kamu bosan dengan desain tabel yang berwarna putih dan biasa-biasa saja, kamu juga bisa melakukan perubahan warna di tabel. Cara membuat absen di Word terkadang perlu ditambahkan penanda atau highlight di kolom tertentu.
Tujuannya agar membedakannya dengan kolom lainnya dan memudahkan pembaca memperhatikan kolom penanda tersebut dengan baik. Oleh sebab itu, penggunaannya membutuhkan warna-warna yang terang agar mudah terlihat.
Langkah untuk mengaturnya juga tidak sulit. Yang perlu dilakukan sebagai berikut:
- Arahkan kursornya di kolom yang akan diberi warna.
- Selanjutnya, pilih menu Shading.
- Lalu, pilih menu Design atau ikon cat yang tumpah.
- Kamu tinggal pilih mana warna yang diinginkan untuk dipasangkan ke dalamnya.
- Apabila ada warna pilihan yang tidak tersedia pada kotak yang tersaji, klik More Colors. Dari situ, akan muncul warna lebih banyak.
- Selain tersedia pada kolom, kamu juga bisa memberikan warna pada garis, baris, atau latar belakang menggunakan fitur yang tersedia di Microsoft Word. Semua itu sudah tersedia di menu Table Tools.
- Apabila semua desain sudah dibuat dan sudah memuaskan, klik Save As untuk menyimpan dalam folder yang kamu inginkan.
3. Cara Membuat Absen di Word Pakai Templates
Cara membuat absen di Word lainnya bisa dilakukan dengan memanfaatkan fitur templates. Jadi, tidak perlu menggunakan tabel dan mengaturnya secara manual. Cara membuat absen dengan templates jauh lebih menghemat waktu dan praktis digunakan.
Anda cukup memilih template mana yang cocok untuk pembuatan absensi. Adapun, langkah-langkahnya seperti berikut ini:
- Hubungkan laptop dengan internet terlebih dahulu. Hal ini berguna untuk mengakses template yang disediakan oleh Microsoft Word.
- Selanjutnya, pilih tab file yang ada di pojok kiri atas lembar Microsotft Word.
- Lalu, pilih tombol New. Selanjutnya, di kolom pencarian, masukkan kata kunci yang sesuai untuk menemukan template yang kamu cari. Contohnya mencari template dalam kategori Business.
- Setelah itu, akan muncul beberapa template yang bisa kamu gunakan. Tidak hanya untuk absensi saja, ada juga bentuk format lainnya yang bisa digunakan untuk sampul/cover atau form.
- Jika sudah menemukan yang cocok, klik tombol Create.
- Template tersebut akan muncul di lembar kerja. Edit template sesuai dengan kebutuhan. Contohnya mengubah judul, nama kolom, dsb.
- Simpan template hasil edit tersebut agar bisa dicetak lain waktu. Caranya klik menu File. Pilih Save As.
4. Cara Membuat Absen di Word Lewat HP
Bagi yang ingin membuat absen di HP, maka caranya hampir mirip dengan di laptop. Step yang harus kamu lakukan adalah sebagai berikut:
a. Cara Memasukkan Data Absen
Langkah pertama, dengan membuka aplikasi Ms Word di HP. Selanjutnya, pakai fitur yang tersedia di dalamnya seperti tabel, filter, dsb. Jika sudah, masukkan data absen seperti nama, tanggal, jam masuk, jam keluar.
Kamu bisa menggunakan fitur filter untuk menyaring data dan fitur charting untuk membuat dokumennya lebih mudah untuk dipahami.
b. Cara Menyimpan Data
Jika sudah selesai memasukkan datanya, silahkan untuk menyimpan data tersebut di HP kamu. Cara penyimpanannya bisa diletakkan di folder HP atau bisa juga melalui aplikasi penyimpanan data cloud.
Jika menyimpannya melalui aplikasi cloud, ini akan bermanfaat agar dokumen tidak hilang serta bisa diakses oleh orang lain jika dibutuhkan. Lewat penyimpanan cloud juga difungsikan untuk mengirim data absen tersebut ke orang lain dengan cara berbagi dokumen.
Oleh sebab itu, jika menggunakan HP, sangat disarankan untuk menggunakan penyimpanan cloud agar bisa dibuka kembali kapan saja.
Cara Membuat Absensi di Microsoft Excel
Sebagai informasi tambahan, akan diberikan cara membuat daftar hadir melalui Excel. Tipe yang paling umum dan banyak digunakan saat ini adalah versi 2010. Oleh sebab itu, di tutorial kali ini akan dijelaskan caranya melalui versi ini.
Sebelum itu, kamu harus membuka aplikasi Ms. Excel terlebih dahulu. Selanjutnya, buat judul dengan menggunakan menu Insert > Word Art. Setelah selesai, ikuti petunjuk berikut ini:
- Pilih sel sesuai keinginan.
- Selanjutnya, ketikkan baris pertama keterangan yang diinginkan. Contohnya No, nama siswa, NIS siswa, dsb.
- Selanjutnya, atur lebar kolom tersebut dengan cara blok dua kolom.
- Selanjutnya, klik kanan dan pilih Column Width. Isi ukuran lebar yang kamu inginkan.
- Setelah diberi keterangan dengan lengkap, kamu bisa menggunakan fitut Conditional Formatting untuk mengisi kehadiran secara otomatis.
Itulah cara membuat absen di Word dengan petunjuk yang lengkap mulai dari awal sampai menambahkan desain. Kamu juga bisa menggunakan cara yang praktis dengan memanfaatkan templates yang sudah disediakan oleh Word. Semoga bermanfaat.