Microsoft Word dikenal sebagai aplikasi andalan Microsoft Office. Dengan satu aplikasi powerful, kamu sudah bisa bikin berbagai jenis dokumen. Bukan cuma untuk mengetik dan mengolah kata, tetapi juga menambahkan dan memformat gambar, seperti struktur organisasi.
Microsoft Word masih jadi primadona word processing software hingga kini. Maka, kamu harus pandai memaksimalkan semua fitur yang dimiliki Word supaya pekerjaan apa pun bisa diselesaikan dengan baik.
Ada dua cara membuat struktur organisasi di Word yang dapat kamu praktikkan, yaitu dengan fitur SmartArt dan fitur Shape. Masing-masing cara punya kelebihan dan kekurangan yang bisa jadi pertimbangan kamu dalam memilih cara terbaik untuk membuat struktur organisasi.
Lantas, bagaimana cara membuat struktur organisasi di Word? Mari simak penjelasan selengkapnya.
Fungsi Struktur Organisasi
Pertama, pahami dulu alasan struktur organisasi diperlukan dalam beberapa jenis dokumen. Sebut saja, proposal kepanitiaan, laporan kegiatan, makalah atau karya ilmiah, skripsi/tesis/disertasi, dan surat keputusan. Bisa dibilang, struktur organisasi merupakan cara mengilustrasikan hubungan pelaporan dalam sebuah organisasi atau perusahaan.
Dengan kata lain, struktur organisasi menggambarkan garis hierarki antara berbagai komponen dalam organisasi tersebut. Masing-masing individu dalam organisasi dideskripsikan mempunyai posisi dan fungsi tersendiri. Maka, struktur organisasi berfungsi sebagai berikut:
1. Menunjukkan tanggung jawab seseorang
Setiap individu menempati posisi tertentu dalam struktur organisasi yang berarti mereka punya tanggung jawab terkait tugas dan kewajibannya. Garis hierarki menggambarkan kepada siapa mereka harus mempertanggungjawabkan tugas tersebut. Oleh karena itu, struktur organisasi penting supaya setiap individu tahu apa saja tanggung jawab dan kewenangan yang wajib dipertanggungjawabkan kepada pihak terkait atau berkepentingan dalam organisasi.
2. Menggambarkan posisi dan koordinasi dalam organisasi
Di sisi lain, garis hierarki merepresentasikan seberapa jauh kewenangan seseorang dalam suatu bagian kerja. Kehadiran struktur organisasi penting dalam menjaga kelancaran komunikasi antarbagian atau divisi.
Struktur organisasi pun bisa berfungsi sebagai landasan saat penyelesaian tugas yang perlu komunikasi dengan bagian lain atau antarjabatan. Hal tersebut juga mempertegas seperti apa jalur koordinasi setiap hierarki untuk memastikan efektivitas dan efisiensi penyelesaian tugas.
Cara Membuat Struktur Organisasi di Word dengan SmartArt
Setelah kamu memahami fungsi struktur organisasi, sekarang saatnya mencari tahu cara membuat struktur organisasi di Word. Ada dua cara, yaitu otomatis dan manual. Nah, untuk membuat struktur organisasi secara otomatis, kamu cukup memanfaatkan fitur Grafik SmartArt.
Apa itu SmartArt? Fitur ini bertugas memvisualkan suatu ide dan informasi. Beberapa jenis layout hadir dalam wujud diagram Venn atau bagan organisasi, beberapa layout lain berperan menyempurnakan visual bullet points.
SmartArt dapat kamu kombinasikan dengan tema. Dalam beberapa klik saja, kamu bisa menciptakan ilustrasi menarik bak buatan desainer grafis andal.
Kamu bisa menjumpai fitur Grafik SmartArt dalam PowerPoint, Excel, dan tentu saja Word. Meski SmartArt bisa membuat struktur organisasi secara otomatis, ada beberapa langkah yang perlu kamu perhatikan, seperti dijelaskan berikut ini.
Langkah Membuat Struktur Organisasi dengan SmartArt
Struktur atau bagan organisasi menunjukkan hubungan pelaporan yang berlangsung dalam suatu organisasi. Contoh, struktur organisasi perusahaan dari direktur sampai staf atau struktur kepanitiaan dari ketua hingga anggota.
Adapun cara membuat struktur organisasi di Word dengan SmartArt bisa kamu lakukan dengan mengikuti langkah di bawah ini.
- Klik tab Insert atau Sisipkan, klik SmartArt pada bagian Illustrations.
- Kemudian akan muncul window baru dan klik Hierarchy agar kamu bisa membuat struktur organisasi.
- Kemudian, akan muncul tampilan template struktur organisasi. Klik template pilihanmu dan tekan OK.
- Sekarang bagan yang dipilih muncul dalam dokumen Word. Waktunya mengedit tiap bagian struktur organisasi!
- Kamu bisa lanjut mengedit teks dalam tiap elemen bagan. Cukup klik tulisan [Text] pada salah satu kotak dan kamu bisa langsung mengubahnya di situ.
- Cara lain, gunakan kotak Text Pane atau Panel Teks yang melayang di sisi kiri dan kamu bisa mengedit teks dalam bentuk bullet point.
- Berikutnya adalah bagaimana menambah elemen kotak pada struktur. Tentukan posisi yang mau ditambah, contoh manajer.
- Klik kotak bertuliskan manajer, lalu klik kanan dan pilih Add Shape. Kamu dapat memilih salah satu dari pilihan berikut.
- Add Shape After, posisi kotak di sebelah kanan untuk jabatan setara
- Add Shape Before, posisi kotak di kiri untuk jabatan setara
- Add Shape Above, posisi kotak di atas untuk jabatan lebih tinggi
- Add Shape Below, posisi kotak di bawah untuk jabatan lebih rendah
- Add Assistant, mengisi posisi asisten.
- Satu hal lagi, cara membuat struktur organisasi di Word dengan SmartArt memungkinkan kamu mengganti tampilan warna dan efek gaya. Cukup klik salah satu kotak, kemudian klik opsi Change Colors. Kamu juga dapat mengubah style struktur organisasi dengan memilih satu dari beberapa SmartArt Styles.
- Jangan lupa tambahkan judul pada bagian atas maupun keterangan lainnya agar struktur organisasi lebih informatif.
Fitur Menarik dalam SmartArt
Sebagai fitur unggulan Microsoft Word, SmartArt mempunyai beberapa fitur menarik yang bikin kamu lebih mudah membuat struktur organisasi. Apa saja fitur yang bisa membantu kamu mengoptimalkan SmartArt?
Text Pane atau Panel Teks
Seperti disinggung di atas, panel teks berfungsi sebagai tempat menginput serta mengedit teks pada tampilan bagan. Panel teks dapat kamu akses di sisi kiri grafik SmartArt. Coba klik tanda panah kecil pada bingkai untuk memunculkan panel teks.
Keuntungan memakai panel teks adalah kamu bisa menambah atau menghapus informasi di dalamnya, lalu struktur yang dibuat dengan SmartArt akan otomatis di-update. Jadi, kamu nggak usah repot utak-atik bagan langsung di area kerja SmartArt. Cukup lakukan pengeditan informasi pada panel teks saja.
Dengan kata lain, panel teks menyerupai kerangka, outline, atau poin-poin untuk memetakan informasi dalam struktur organisasi buatan kamu. Beberapa cara yang dapat kamu lakukan untuk mengisi panel teks adalah:
- Buat teks di baris baru, tekan Enter.
- Buat indentasi garis pada panel teks, pilih garis yang dimaksud, buka tab Design, lalu klik Demote. Kamu juga bisa memencet tombol tab pada keyboard.
- Klik Promote atau tekan tombol backspace pada keyboard untuk mengindentasi baris secara negatif.
- Untuk menambah bagan asisten, kamu hanya bisa melakukannya jika memilih layout bagan organisasi.
Bagaimana jika kamu ingin memformat karakter teks tanpa harus mengubahnya satu per satu? Nah, cara membuat struktur organisasi di Word dengan SmartArt mempermudah pemformatan tulisan, baik jenis dan ukuran font, maupun tebal, garis bawah, dan miring teks. Kamu tinggal mengetik seperti biasa dengan menambah pemformatan pada panel teks. Secara otomatis teks pada struktur organisasi yang sudah kamu buat akan berubah sesuai pemformatan tersebut.
Satu hal lagi, ukuran font akan menyusut begitu kamu menambah teks berpoin atau elemen baru. Penambahan elemen pada bagan mengubah posisi masing-masing kotak. Teks yang ada di dalamnya otomatis mengecil agar bagan SmartArt yang sudah dibuat tampak proporsional dan rapi.
Pengaturan warna, gaya, dan efek pada SmartArt
Berbeda dengan pembuatan struktur organisasi memakai Shapes, pengaturan warna, gaya, dan efek SmartArt lebih beragam dan memiliki tampilan visual lebih menarik. Ada dua galeri yang tersedia untuk mengubah tampilan struktur organisasi dengan cepat, yaitu SmartArt Styles dan Change Colors. Kedua fitur ini bisa kamu jumpai pada tab Design saat mengklik salah satu bagan.
SmartArt Styles terdiri dari beberapa bagian, yaitu:
- Shape fill
- Edge
- Shadow
- Line styles
- Gradient
- 3-D Perspective.
Sementara itu, Change Colors menawarkan berbagai opsi warna berbeda untuk diterapkan pada SmartArt. Baik Styles maupun Change Colors, keduanya sama-sama bisa kamu aplikasikan secara individual ke satu elemen, beberapa bentuk, atau seluruh bagian struktur organisasi.
Menariknya, jika kamu mengarahkan kursor pada gambar mini dalam galeri, SmartArt akan menampilkan versi preview dari penerapan style atau variasi warna. Jadi, kamu bisa melihat dan mempertimbangkan apakah gaya dan warna tertentu sudah sesuai keinginan sebelum memutuskan pilihan akhir.
Tips Penting Mengoptimalkan SmartArt
Supaya kamu nggak bingung mempraktikkan cara membuat struktur organisasi di Word dengan SmartArt, simak tips penting berikut ini.
- Pastikan kamu sudah memilih template Hierarchy supaya bisa menjabarkan tiap posisi dan jabatan ke dalam struktur organisasi.
- Selalu klik bagan lebih dahulu untuk kemudahan mengakses tampilan Format bagan organisasi, seperti Styles dan Change Colors.
- Opsi lain, klik kanan pada elemen yang ingin diubah untuk memunculkan tampilan perintah yang bisa dilakukan.
- Terapkan kombinasi warna dan style untuk mempertegas konten atau informasi yang ingin disampaikan lewat struktur organisasi sehingga lebih menarik secara visual.
- Tambahkan gambar pada background, lalu atur kombinasi warna dengan mode Transparan agar bagan tampil impresif.
- Kamu bisa mengubah tema dokumen yang otomatis mengubah tampilan Grafik SmartArt.
- Terapkan style dan kombinasi warna individual untuk melakukan kustomisasi pada elemen bagan organisasi.
- Tekan tombol Reset untuk menghapus pemformatan dan mengulang kembali pembuatan struktur organisasi.
Kelebihan dan Kekurangan SmartArt
Setelah kamu mempelajari cara membuat struktur organisasi di Word dengan fitur Grafik SmartArt, beberapa kelebihan dan kekurangannya tentu mulai terlihat ya. Kelebihan memakai SmartArt dalam membuat struktur organisasi antara lain:
- Mudah dan cepat dibuat.
- Cukup klik dan masukkan teks saja sesuai bagan yang diinginkan.
- Tersedia beberapa template yang bisa di-customize sesuai kebutuhan.
- Ada pengaturan tampilan warna dan efek gaya.
- Tampilan struktur organisasi lebih menarik, rapi, dan profesional.
Meski begitu, fitur SmartArt boleh jadi memiliki beberapa kekurangan, yaitu:
- Banyak fitur dan panel, agak membingungkan bagi kamu yang belum terbiasa.
- Kurang cocok untuk struktur organisasi yang rumit dan punya banyak elemen.
Cara Membuat Struktur Organisasi di Word dengan Shapes
Nah, ada lagi cara membuat struktur organisasi di Word yang bisa kamu coba, yakni dengan memakai fitur Shapes. Boleh dibilang, ini adalah cara manual dalam membuat struktur organisasi. Bagaimana langkah pembuatannya?
Langkah Membuat Struktur Organisasi di Word dengan Shapes
Untuk cara membuat struktur organisasi di Word, kamu cukup memanfaatkan fitur sederhana yang pasti ada di semua versi Word: Shapes. Begini langkah mudahnya.
- Ketik judul struktur organisasi.
- Buka tab Insert, klik Shapes bentuk kotak atau bentuk lain yang kamu suka.
- Atur besar kecil bentuk dan letak kotak tersebut dalam halaman Word.
- Klik kanan gambar kotak, lalu klik Add Text untuk memasukkan tulisan dalam kotak.
- Setelah berisi teks, kamu bisa mengganti gaya atau style kotak tersebut. Caranya, buka tab Format dan cari kelompok Smart Styles dan pilih sesuai style yang disukai.
- Kamu juga dapat mengganti warna kotak dengan klik Shape Fill dan klik lagi warna yang dipilih.
- Agar tampilan struktur organisasi nggak terkesan datar atau flat, kamu bisa mengoptimalkan opsi Format dengan memilih Shape Effects sesuai keinginan. Misalnya, dengan memberikan efek Shadow, Reflection, atau 3-D.
- Untuk menambahkan bagan dalam struktur, kamu cukup copy dan paste kotak yang sudah terformat saja. Pada tahapan ini kamu perlu memperhatikan layout setiap kotak, apakah posisinya setara, di sisi kanan atau kiri, maupun di bawah atau di atas.
- Lakukan duplikasi kotak tersebut sesuai jabatan dalam struktur organisasi sampai semua posisi terisi.
- Untuk melengkapi struktur organisasi yang kamu buat, beri garis penghubung pada setiap kotak. Caranya, klik tab Insert, klik Shapes, dan pilih Lines. Kamu dapat memilih garis lurus atau garis bersudut/berbelok.
- Tambahkan garis penghubung sesuai alur koordinasi setiap posisi dalam struktur organisasi.
- Jika kamu merasa ketebalan garis masih kurang, kamu bisa mengubahnya dengan memilih semua gambar garis dengan tekan tombol Shift. Buka tab Format dan klik Shape Outline. Klik opsi Weight dan atur seberapa tebal yang kamu inginkan.
- Pada tahap ini kamu juga bisa mengubah gaya Dashes garis, apakah mau tetap lurus, putus-putus bergaris, atau titik-titik. Bentuk garis demikian biasanya juga menunjukkan alur koordinasi atau kewenangan beberapa pihak dalam organisasi.
- Sampai sini cara membuat struktur organisasi di Word dengan fitur Shapes selesai.
Kelebihan dan Kekurangan Shapes
Kamu sudah mengetahui dua cara membuat struktur organisasi di Word. Pasti terlihat kan perbedaan antara cara otomatis dan cara manual? Secara ringkas, kelebihan memakai fitur Shapes dalam membuat struktur organisasi di Word adalah:
- Cukup mengandalkan fitur basic dalam Word, yaitu Shapes.
- Alur pembuatan struktur sama seperti cara membuat struktur di atas kertas, tetapi versi lebih rapi.
- Lebih mudah membedakan tampilan setiap kotak.
- Bisa menambahkan bagan atau kotak di mana saja dengan copy dan paste kotak terformat serta garis.
- Cocok untuk struktur organisasi rumit, besar, dan memiliki banyak cabang.
Namun, membuat struktur organisasi dengan Shapes mempunyai beberapa kekurangan yang bikin kamu berpikir ulang untuk menerapkannya dalam dokumen, yaitu:
- Semua elemen bagan diatur dan ditambahkan secara manual.
- Butuh waktu lebih lama saat pengerjaan karena harus dibuat satu demi satu.
- Tampilan struktur organisasi kurang atraktif dan terkesan kaku.
- Tidak ada template struktur organisasi sehingga kamu harus mengatur sendiri semua elemen sesuai layout yang diinginkan.
Demikian cara membuat struktur organisasi di Word yang bisa kamu coba. Ada dua cara, yaitu dengan memanfaatkan fitur Grafik SmartArt untuk versi otomatis dan fitur Shapes untuk membuat struktur secara manual. Kamu bisa menyesuaikan mana pilihan tepat sesuai kebutuhan dan tujuan pembuatan dokumen tersebut.
Microsoft Word masih jadi aplikasi pemrosesan kata terkemuka di dunia. Sekalipun kamu merasa ahli dalam mengolah kata atau gambar di Word, bisa jadi masih ada hal-hal lain yang selama ini tersembunyi atau belum diketahui. Jadi, sering-sering pakai Microsoft Word agar kamu mampu memanfaatkan aplikasi powerful ini ya!
Selamat berlatih!